אם אתם מחפשים דרך להיות הכי פרודוקטיביים שאפשר, אולי חשבתם על השימוש ב-Hotmail. גם אם אתם מכירים את שירות הדוא"ל מ-Microsoft outlook.com, אנשים רבים עדיין מעדיפים חשבון מ-Hotmail.com. אם אתם שוקלים לעבור מ-Gmail או MSN (או live.com) לחשבון Hotmail, חשוב לוודא שאתם ממקסמים את השירות הזה.
לא משנה אם אתם עוברים מ-Windows Live של מיקרוסופט או משירות דוא"ל אחר, יש כמה טיפים שחייבים ליישם כדי להוציא יותר מכתובת ה-Hotmail שלכם.
התאימו את תיבת הדואר הנכנס שלכם לשיפור הפרודוקטיביות
קודם כל, לא משנה אם אתם משתמשים ב-אנדרואיד, iOS, macOS, Windows, או פלטפורמה אחרת, צריך להתאים אישית את תיבת הדואר שלכם כדי לשפר פרודוקטיביות. הנה כמה טיפים:
- שימרו על תיבת הדואר ריקה מעומס. אם השתמשתם ב-OneDrive או outlook.com, אתם יודעים שעומס מקשה למצוא מה שחשוב. מחקו פריטים מיותרים.
- הגנו על שטח האחסון שלכם. אם החשבון מתמלא, לא תוכלו לקבל מיילים חדשים, וזה יקשה על העבודה.
- התאימו עם צבעים ודגלים. זה עוזר לזהות במהירות מה שייך למה.
- עדכנו פרטי קשר – מספר טלפון או שם משתמש בסקייפ. במקרים מסוימים אולי עדיף שם בדוי, למשל Jack Smith.
- התאימו התרעות כך שתקבלו רק הודעות חשובות. אל תתנו לעדכונים לא נחוצים להפריע.
- שמרו את Hotmail מעודכן. התקינו עדכוני תוכנה כדי להפיק את המירב מהמערכת ולהישאר יעילים.
אם תיישמו את ההתאמות האלה, תנצלו היטב את Hotmail. זו אחת מפלטפורמות הדוא"ל הפופולריות ביותר, ומאפשרת להישאר מחוברים לקולגות ולקרובים.
כיצד להשתמש בפיצ'רים המובנים של Hotmail לשיפור זרימת העבודה
לשירות דוא"ל זה יש לא מעט פיצ'רים מובנים לשיפור היעילות. מומלץ להתחיל עם חשבון חינמי, ואם תזדקקו לעוד אפשרויות, אפשר לשדרג. חלק מהפונקציות בתפריט הנפתח כוללות:
- עקבו אחרי תכונות חדשות שמתעדכנות. יש הרבה ספקי דוא"ל, ותכונות חדשות יוצאות כל הזמן בסלולר ובמחשב ל-Hotmail. השתמשו בהן לשדרוג החוויה.
- נצלו מסנני דואר זבל. לעיתים דואר לא רצוי מציף את תיבת הנכנס. סננו ותחסכו בלגן.
- היעזרו בפיצ'ר תזמון הגעת מיילים – שליטה מתי תקבלו מיילים מסוימים, כדי שבלילה תקבלו התרעות רק על דברים חשובים.
- יצירת תיקיות עוזרת להתארגן – תיקייה לעבודה, לימודים, דואר פרטי. זה עוזר לזהות מה שייך למה.
- גבו מידע מדי פעם. ייתכן שמישהו ינסה לפרוץ ל-Hotmail, וחשוב שהמידע לא יאבד. דאגו לגיבוי.
לא משנה אם אתם משתמשים במייל דרך Firefox, Internet Explorer או דפדפן אחר, הקפידו להשתמש בפיצ'רים המובנים. ל-Hotmail יש אפשרויות ש-Yahoo לא בהכרח מציע, ותוכלו להוציא ממנו את המיטב בעזרת הטיפים האלה.
כיצד לנהל דוא"ל ביעילות גבוהה יותר עם Hotmail
לא משנה אם אתם משתמשים במוצרים של מיקרוסופט (כמו Office) או שעוברים מאאוטלוק, חשוב להפעיל את Hotmail בצורה יעילה. הנה טיפים עיקריים:
- אי אפשר לדבר על עבודה יעילה בלי להתייחס לסייבר. יש הרבה מידע חשוב במייל, ואסור שייפרץ. ברוב המקרים הבעיות נגרמות ע"י המשתמש (כמו Windows Live Mail). לימדו לזהות מתקפות פישינג ואל תשתפו סיסמאות בשום צורה.
- ב-www.hotmail.com קיימות אפשרויות אוטומטיות. למשל, מחיקת מיילים אוטומטית או העברת מיילים של מבצעים לתיקייה בשעות מסוימות.
- השתמשו בתיקיות לארגון, למשל שירותים, קבוצות, עבודה, לימודים, משפחה, מבצעים – כך תמצאו כל דבר מהר יותר.
- אל תשכחו לעדכן תוכנה. לעיתים זה פותח פיצ'רים חדשים או משפר אבטחה.
- שלבו מייל עם לוח שנה – כך תעקבו אחר לוח הזמנים היומי. אפשר להגדיר התרעות. ודאו שגם המכשירים האחרים מסונכרנים – חשוב במיוחד כשעובדים מהבית.
אלו כמה מהטיפים הכי חשובים לניהול Hotmail אפקטיבי. למרות שמדובר בתוכנה פופולרית, ודאו שאתם מוציאים ממנה את המקסימום.
טיפים ל-Hotmail בדרכים
אם ברצונכם להשתמש ב-Hotmail בדרכים, הנה עוד כמה טיפים שחשוב להכיר:
- האפליקציה: התקינו את האפליקציה הנכונה למערכת שלכם. יש אפליקציות לכל מכשיר פופולרי. הקפידו לעדכן כדי ליהנות מכל האפשרויות.
- ההתראות: עברו בהגדרות לראות אילו התראות מקבלים. ייתכן ותרצו רק באנר וללא צליל, או בלי התראות כלל.
- גודל הפונט: ודאו שהטקסט קריא במסך. אנשים נשארים על הגדרת ברירת מחדל ומעמיסים על העיניים סתם. הגדילו פונט אם צריך.
יש עוד דרך מעולה להוציא את המירב מהתוכנה.
השתמשו ב-Speechify לקריאת המיילים ב-Hotmail
מסוכן מאוד לקרוא מיילים בזמן נהיגה, ובכלל יש לכם המון לקרוא בדרכים. הדרך הקלה – לתת ל-מיילים להיקרא עבורכם. אפשר לעשות זאת עם Speechify.
Speechify היא תוכנה שממירה טקסט מכל סוג, כולל מיילים, לאודיו. תוכלו להתאים את הקול: לבחור גובה, טון, עוצמת קול ועוד – כדי שיהיה אנושי ומותאם אישית.
ניתן גם להאיץ את מהירות הקריאה כדי לעבור על מיילים מהר. זה יחסוך זמן ויאפשר לתפעל משימות תוך כדי נהיגה. השתמשו ב-Speechify כדי להפיק את המקסימום מכל מייל בזמן תנועה – תוכנה נהדרת למשתמשי Hotmail.
