Az új munkaerő onboardingja kulcsfontosságú HR feladat, amely nagyban befolyásolja, milyen első benyomás alakul ki a cégről. A kiváló onboarding élmény érdekében a HR csapatoknak tudatosan át kell gondolniuk és optimalizálniuk kell a beléptetési folyamatot. Ez az átfogó útmutató a leghatékonyabb HR onboarding eszközöket és stratégiákat mutatja be, hogy az új munkatársak első napja maradandó élmény legyen, és már az elején pozitív munkahelyi környezet várja őket.
Az onboarding 5 C-je
Az onboarding 5 C-je: Compliance (Szabályok betartása), Clarification (Feladatok pontosítása), Culture (Vállalati kultúra), Connection (Kapcsolatok építése) és Check-in (Visszajelző találkozók). A compliance a vállalati szabályzatok és előírások megismertetéséről szól. A clarification az új munkakör és feladatok tisztázását foglalja magában. A culture a cégkultúra bemutatása, hogy az új kolléga könnyebben alkalmazkodjon. A connection célja, hogy minél több kapcsolat épüljön a csapaton belül. A check-in a rendszeres visszacsatolást jelenti az új dolgozó felé a beilleszkedési folyamat során, és segít az esetleges nehézségek időben történő feltárásában.
Az ideális onboarding ellenőrzőlista összeállítása
Egy átfogó onboarding ellenőrzőlista tartalmazhatja többek között a köszöntő e-mail előkészítését, a belépési dokumentumok kitöltésének biztosítását, a dolgozói kézikönyv átadását, orientációs nap szervezését, mentor kijelölését, a munkaállomás előkészítését, illetve az első hét programjainak megtervezését. A lista legyen rugalmasan személyre szabható, hogy minden kolléga egyedi igényeire reagáljon. Ez az eszköz komoly segítséget jelenthet a HR vezetőknek, hogy egyetlen fontos lépés se maradjon ki a folyamatból.
A HR onboarding fejlesztése
A HR onboarding hatékonysága felhőalapú programokkal, például a BambooHR-rel tovább növelhető, hiszen ezek automatizált feladatkezelést és valós idejű követést biztosítanak. Az integrált HRIS (Human Resources Information System) gördülékennyé teszi az adatátvitelt, a pre-boarding szakasz pedig segíti az új dolgozókat a munkaköri ajánlat pontos megértésében, illetve az ajánlatlevél online, elektronikus aláírással történő elfogadásában.
A sikeres onboarding kulcselemei
A sikeres onboarding három fő pillére: a hatékony folyamat, a dolgozói elkötelezettség és a megtartás. A jól megtervezett onboarding segít abban, hogy az új munkatárs pozitív első benyomással induljon, megértse új feladatait, és gyorsan beilleszkedjen. Az elkötelezettséget támogató, biztonságos és támogató munkakörnyezet kialakítása kulcsfontosságú, a megtartást pedig világos karrierút és fejlődési lehetőségek biztosításával lehet erősíteni.
A legjobb HR onboarding eszközök
A legjobb nyolc onboarding eszköz a következő:
- BambooHR: Teljes körű HR megoldást kínál, beleértve az automatizált munkafolyamatokat, személyre szabható onboarding sablonokat és a mérőszámok követését.
- Talmundo: Elsősorban pre-boardingra koncentrál, mobilbarát felülettel, hogy az új dolgozók már a kezdés előtt megismerjék a csapatot és a feladataikat.
- WorkBright: Az összes belépési dokumentum digitalizálásával egyszerűsíti és gyorsítja a folyamatokat.
- Kissflow: Személyre szabható munkafolyamatokat és sablonokat kínál, így a HR csapatok a saját onboarding folyamataikat alakíthatják ki.
- ClearCompany: Egy komplex HR platform onboarding modullal, amely javítja a megtartást és az elkötelezettséget.
- Onboard by HRCloud: Automatizálja az új dolgozók beléptetését, valós idejű check-in funkcióval és frissítésekkel.
- HROnboard: Személyre szabott onboarding élményt kínál minden új belépő számára.
- Zenefits: Az egész felvételi folyamatot támogatja, beleértve az onboardingot is, olyan funkciókkal, mint az elektronikus aláírás és a digitális ajánlatlevelek.
Mikor a legideálisabb új munkatársakat onboardingolni?
Az onboarding folyamatot közvetlenül azután érdemes elindítani, hogy a jelölt elfogadja az állásajánlatot. A pre-boarding lépések – például üdvözlő e-mail és dolgozói kézikönyv küldése – megalapozzák a zökkenőmentes indulást az első munkanapon.
Tippek a sikeres onboardingért
A beléptetési program legyen átfogó, interaktív és személyre szabott. Alakíts ki befogadó céges kultúrát, vond be a folyamatba az érintett feleket, és rendszeresen kövesd nyomon a dolgozó fejlődését visszajelző találkozókon keresztül.
Bevezető vs. fejlesztő onboarding program
A bevezető program az első nap(ok)ra vagy hétre koncentrál, alapvető információkkal a cégről és a pozícióról. A fejlesztő onboarding program ennél stratégiaibb és hosszabb távra, akár 90 napra vagy annál is tovább kiterjed – fő célja a dolgozó teljes integrációja, készségeinek fejlesztése és hosszú távú céljai meghatározása.
Az első 90 nap onboardingja
Az első 90 napban a rendszeres visszajelzésekre és támogatásra érdemes fókuszálni; rögzíteni és elismerni az elért eredményeket; bátorítani a csapaton belüli kapcsolatépítést, és biztosítani, hogy az új kolléga igazodjon a cég céljaihoz és értékeihez.
Összefoglalva: a sikeres onboarding folyamat kulcsfontosságú a dolgozói élmény, a megtartás és a termelékenység növelésében. A legjobb HR onboarding eszközök és stratégiák alkalmazásával jelentősen javíthatod az új munkatársak élményeit, ami végső soron a cég sikeréhez is hozzájárul. Ez az útmutató a HR szakemberek egyik legfontosabb forrásaként szolgálhat a beléptetési feladatok átláthatóbbá tételéhez és egyszerűsítéséhez.
Az onboarding folyamat felfogható egy olyan útként is, amely a munkaszerződés elfogadásától indul, és az első hónapok során folytatódik. Íme egy általános áttekintés a tipikus lépésekről:
- Pre-boarding: Ez a szakasz az állásajánlat elfogadása után kezdődik. A HR-nek érdemes egy üdvözlő e-mailt küldenie, amelyben bemutatja a céget, a csapatot és a munkakört. Hozzáférést biztosíthat a dolgozói kézikönyvhöz is. A BambooHR-hez hasonló eszközök ezen folyamat automatizálását is támogatják.
- Felkészülés az első napra: A HR vezetőknek minden szükséges dokumentumot elő kell készíteniük, munkaállomást kell kialakítaniuk, valamint meg kell tervezniük az új belépő első napja vagy hete programját és tréningjeit. Érdemes világos napirendet adni az első napra.
- Első nap: Az első nap általában irodabejárással, a csapattal való találkozással és a szükséges dokumentumok kitöltésével kezdődik. Ekkor mutatják be a cégkultúrát és az elvárásokat is. Egy kijelölt mentor vagy segítő támogathatja az új kollégát a beilleszkedésben.
- Orientáció és tréning: Ebben a fázisban mélyreható betanítás zajlik a munkakörhöz kapcsolódó feladatokra, valamint a vállalkozás működésének jobb megértésére. A HR-nek együtt kell működnie a releváns részlegekkel a megfelelő betanítás biztosítása érdekében, illetve önálló tanulási lehetőségeket is ajánlhat.
- Check-in és visszajelzés: Az első héten, első hónapban és első 90 napban rendszeres visszajelző találkozókra van szükség, hogy minden felmerülő kérdésre vagy problémára időben reagálni lehessen. A valós idejű követést támogató eszközök ebben is nagy segítséget nyújthatnak.
- Integráció: Ez egy folyamatos szakasz, amely segíti az új dolgozó teljes körű beilleszkedését a csapatba és a céges kultúrába. A belső kapcsolatépítés és a különböző területek közötti együttműködés ösztönzése is fontos része ennek.
- Teljesítményértékelés és további fejlesztés: Az első onboarding periódus után rendszeres visszajelzést és teljesítményértékelést kell biztosítani. Ez segíti a fejlődési lehetőségek és az egyéni célok kijelölését, valamint a dolgozó céljainak a cég céljaival való összehangolását.
- Az onboarding folyamat finomítása: A HR-nek folyamatosan visszajelzést kell gyűjtenie az új dolgozóktól a beléptetési élményükről. Ezek a tapasztalatok kulcsfontosságúak a jövőbeni folyamatok fejlesztéséhez és finomhangolásához.
Ne feledd: az onboarding folyamata cégenként és pozíciónként is eltérhet. Elengedhetetlen egy rugalmas, személyre szabható folyamat kialakítása, amely illeszkedik az egyéni igényekhez.
