Az Interaktív Hangválasz (IVR) rendszerek alapjaiban formálták át a call centereket, PBX rendszereket és ügyfélszolgálati központokat. Nagymértékben javítják az ügyfélélményt a hatékony szolgáltatásoknak köszönhetően, és jóval felhasználóbarátabbá teszik a telekommunikációs alkalmazásokat. Az IVR rendszer egyik legfontosabb része a hangos bemondás. Ezek az IVR üzenetek vezetik végig a hívókat a telefonrendszeren, hozzájárulva az egyszerűbb és magasabb színvonalú híváskezeléshez.
Mik azok az IVR bemondások?
Az IVR bemondások azok a hangüzenetek, amelyekkel a hívók találkoznak, amikor egy automatizált telefonrendszerrel lépnek kapcsolatba. Ezek lehetnek várakoztatás közben hallható üzenetek, üdvözlések, menüpontok és útmutatások, amelyek célja, hogy végigvezessék a hívót a rendszeren. Ezeket professzionális hangfelmondók rögzítik, vagy szövegfelolvasó (text-to-speech) szoftverek generálják.
Hogyan vehetek fel IVR üzenetet?
Első lépésként készítse elő az IVR szövegét a felvételhez. A szkriptek legyenek egyszerűek, érthetőek, és tartalmazzanak minden fontos információt, amelyre a hívóknak szüksége lehet.
Ezután felkérhet egy profi hangszínészt vagy hangalámondó művészt a felvétel elkészítéséhez. Érdemes kétnyelvű hangszínészeket (például spanyolul beszélő művészeket) is fontolóra venni a szélesebb elérés érdekében. Alternatívaként szövegfelolvasó szoftver is használható a hangbemondások létrehozásához.
A hangfelvétel elkészülte után az audiofájlokat megszerkesztik a tisztaság és következetesség érdekében, így biztosítva a magas minőségű végeredményt.
Az IVR és a bemondás közötti különbség
Míg az IVR az egész interaktív hangválasz rendszerre vonatkozik, beleértve annak tervezését, működését és kezelését, a bemondás az IVR egy konkrét eleme. A bemondás, vagyis az IVR hang, az az üzenet, amelyet a hívók hallanak, és amelyre válaszolnak a rendszerben való navigálás közben.
Milyen hangformátumot használ az IVR?
Az IVR rendszerek számára szabványos hangformátum a WAV vagy az MP3. Ezeket a formátumokat széles körben támogatják a különböző platformok, és biztosítják a kiváló hangminőséget. A konkrét formátum az Ön telefonrendszerének követelményeitől függhet.
Az IVR bemondás és az üzenet közötti fontos különbség
A bemondás egy olyan speciális IVR üzenet, amelynek célja, hogy valamilyen műveletre kérje vagy utasítsa a hívót. Az IVR üzenet viszont bármilyen rögzített üzenet lehet, amely egy hívás során elhangzik, például üdvözlés, várakoztatás közbeni üzenet vagy információ a nyitvatartásról.
Hogyan tölthetek fel IVR hangfelvételt?
Az IVR hangfelvétel feltöltése az adott IVR rendszer vagy szolgáltató beállításaitól függ. Általában ez úgy történik, hogy belép a rendszer adminisztrációs felületére, megkeresi a bemondások vagy hangfelvételek menüpontját, ahol feltöltheti a megfelelő hangfájlt. Mindig kövesse szolgáltatója útmutatásait, vagy keresse az ügyfélszolgálatot a pontos teendőkért.
Mit mondjak az üzenetben?
Hogy mit mondjon az IVR üzenetben, az az üzenet céljától függ. Jó ökölszabály, hogy az üzenetek legyenek egyértelműek, lényegre törők és udvariasak. Mindig üdvözölje a hívót, adja meg a szükséges információkat, és irányítsa őt a következő lépéshez.
A 8 legjobb IVR felvételi szoftver és applikáció
- Twilio: Rugalmasságáról és fejlett API-jairól ismert, a Twilio személyre szabott IVR rendszereket támogat, beleértve a hangbemondásokat és felvételeket is.
- Genesys: Vezető az ügyfélélmény terén, a Genesys fejlett IVR funkciókat nyújt, például dinamikus irányítást és hangfelvételek készítését.
- Avaya: Az Avaya ügyfélszolgálati megoldásai fejlett IVR funkciókat és professzionális hangfelmondó szolgáltatásokat tartalmaznak.
- Nuance: A Nuance IVR- és automata kezelői megoldásokat kínál fejlett szövegfelolvasási és hangfelismerési funkciókkal. Szoftverük számos nyelvet támogat.
- 8x8: A 8x8 átfogó IVR megoldásokat kínál, egyszerű hangbemondás-kezeléssel és kiváló minőségű hangalámondásokkal.
- Five9: A Five9 felhőalapú ügyfélszolgálati szoftvereiről ismert, de fejlett IVR és önkiszolgáló funkcióval is rendelkezik.
- Aspect: Az Aspect önkiszolgáló IVR-t és ügyintéző által támogatott szolgáltatást is nyújt, biztosítva a gördülékeny ügyfélélményt.
- NICE inContact: Ez a megoldás IVR- és ACD-funkciókat kínál az irányításhoz és önkiszolgáló lehetőségekhez, így minden méretű ügyfélszolgálat számára ideális.
Ne feledje, hogy a megfelelő szoftver kiválasztása az Ön igényeitől, ügyfélélményt érintő céljaitól és a költségvetésétől is függ.
Az IVR hangos bemondások elengedhetetlen részét képezik minden modern call centernek vagy PBX rendszernek. Jelentős szerepet játszanak az ügyfélélmény alakításában, és biztosítják a gördülékeny kapcsolattartást. A kiváló minőségű IVR hangbemondásokba és professzionális hangalámondó szolgáltatásokba való befektetés segíthet, hogy szervezete professzionálisabb képet mutasson, és hatékonyabban szolgálja ki ügyfeleit.
Az IVR rendszerek jobb megértéséhez használjon e-learning anyagokat, bemutatókat, ügyfélvéleményeket és podcast-forrásokat. Mindig fontolja meg profi hangszínészek és hangalámondók bevonását, hogy IVR hangbemondásai a lehető legtermészetesebben és legmeggyőzőbben szólaljanak meg.
Akár házon belül veszi fel a hangüzeneteket, akár kiszervezi a feladatot, a legfontosabb a tisztaság, a profizmus és a hangüzenetek minősége. Megfelelő tervezéssel és kivitelezéssel az IVR rendszere felbecsülhetetlen eszközzé válhat az ügyfélkapcsolatok javításában és az általános szolgáltatási színvonal emelésében.
