Eleged van abból, hogy a szervezet minden tagja más-más dokumentummegosztó programot használ? Szeretnél végre egy jobb megoldást találni a meetingek és a teendőlisták rendszerezésére? Ha szeretnél produktívabb lenni, talán már hallottál a Notionről mint lehetséges termelékenységi eszközről.
Mi az a Notion?
A Notion egy produktivitási alkalmazás és feladatkezelő megoldás, amely lehetővé teszi, hogy te és a csapatod saját igényeiteknek megfelelő munkafolyamatokat alakítsatok ki – anélkül, hogy különböző platformokat kellene szinkronizálni. Itt mindent megmutatunk, amit tudnod kell ahhoz, hogy a legtöbbet hozd ki a Notionből.
Notion tippek a produktivitásért
Verzióváltozások áttekintése
Véletlenül kitöröltél valami fontosat? Mindannyian jártunk már így, de ha a Notiont használod, szerencséd van. Akárcsak a Google Dokumentumok esetében, a Notion is lehetővé teszi, hogy visszanézd az összes módosítást egy oldalon. Kattints a bal felső sarokban lévő három pontra a Notion oldalsávján, majd válaszd az oldal előzményeit, és visszanézheted az összes változást, amióta a dokumentum létrejött.
Oldalak megosztása
Ha a Notiont használjátok csapatmunkához, többé nem kell aggódnod amiatt, hogy dokumentumokat és táblázatokat kell e-mailben, Google Drive-ban vagy más megosztókon küldened. Ha egy munkatársadnak szeretnéd megmutatni a Notion oldaladat, egyszerűen kattints a megosztás gombra. A másik fél úgy fogja látni a dokumentumot, mint egy weboldalt. Szerkesztenétek is együtt? Kattints a „link megjelenítése” opcióra a megosztás után. Ezután kiválaszthatod, hogy az illető nézheti, szerkesztheti, kommentálhatja vagy duplikálhatja-e a Notion oldaladat.
Képletek létrehozása
Unod már, hogy magadnak kell számolgatnod a Notionben? Akárcsak a Microsoft Excelben vagy a Google Táblázatokban, a Notion lehetőséget ad képletek létrehozására, így a táblák kiszámolják helyetted az adatokat. Legyen szó bérszámfejtési táblázatról vagy személyes költségvetésről, a Notion minden szükséges eszközt megad, hogy egyszerűen kezeld az adatokat – kezdőknek is könnyű a billentyűparancsainak köszönhetően.
Oldalak zárolása
Ha egy oldalt már megosztottál csoportosan, és szeretnéd megakadályozni a további szerkesztést, könnyen zárolhatod az oldalt a Notion rendszerében. Menj az oldal jobb felső sarkába, kattints a menülistára, majd válaszd az oldal zárolását. Bármikor fel is oldhatod a zárolást, ha később mégis szükség van szerkesztésre.
Tartalomjegyzék létrehozása
Ha nagyobb dokumentumokat készítesz több ember számára, a tartalomjegyzék egyszerű módot jelent az információk rendszerezésére. A Notionban nagyon egyszerű tartalomjegyzéket készíteni: írd be először a per jelet, majd válaszd ki a tartalomjegyzék opciót. Automatikusan létrejön egy linklista, amely segít neked és a csapatodnak könnyen navigálni a dokumentumon belül.
Emlékeztetők beállítása
Mozgalmas az életed, és kihívás minden nap naprakész maradni a teendőkkel. Szerencsére a Notion emlékeztetői segítenek abban, hogy mindig pontosan tudd, milyen feladatokat kell még elvégezni, mielőtt a következő lépésre lépnél. Emlékeztető létrehozásához a Notionban először keresd meg az információt, amire szeretnéd beállítani az értesítést. Ezután írj be egy @ jelet, majd a napot és az időpontot, amikor szeretnéd az emlékeztetőt. Ha egy másik csapattagot szeretnél emlékeztetni, írj egy újabb @ jelet, majd írd be a nevét. Így nem kell külön Google Naptárt vagy más naptárrendszert használnod!
Színkódolás használata
Ha szereted, hogy a munkád vizuálisan is rendezett, a Notionban elérhető színkódolt blokkok remek lehetőséget adnak, hogy átlátható digitális munkateret alakíts ki. Egyesek minden projektet külön színnel látnak el, mások pedig a színt annak jelzésére használják, milyen munkát igényel egy-egy terület (pl. zöld: kész, sárga: további munkát igényel, piros: törlendő vagy teljesen újra kell dolgozni). Színekkel oldalakat is felcímkézhetsz, így a csapattagok első pillantásra látják, hol tartanak a feladatok.
Oldalak exportálása
Ügyféllel vagy megrendelővel dolgozol, aki még nem használja a Notiont? Nem gond – egyszerűen exportálhatod az anyagokat többféle fájlformátumban, hogy tényleg mindenki ugyanazzal dolgozzon. Akárcsak a Notionon belüli dokumentummegosztásnál, itt is kattints a három pontra az oldal jobb felső sarkában, majd válaszd az exportálást. Ezután kiválaszthatod a fájlformátumot (pl. PDF, HTML, Google Táblázat vagy CSV az Excel használók számára).
Főoldal létrehozása
Egyszerűen rendszerezheted minden Notion tartalmadat, ha létrehozol egy főoldalt, amely úgy működik, mint egy weboldal. Itt olyan linkeket helyezhetsz el, amelyek segítenek neked és a csapatodnak gyorsan hozzáférni a fontos információkhoz anélkül, hogy minden Notion dokumentumot átböngésznél. Ezek a lapok létrehozhatók akár teljesen az alapoktól, akár kész Notion sablonokból.
Olvasási lista létrehozása
Olvasási lista készítése a Notionban lehetővé teszi, hogy nyomon kövesd azokat a könyveket, amelyeket el szeretnél olvasni – ezáltal fejlődhetsz mind a szakmai, mind a magánéletedben.
Célkitűzések nyomon követése
Célok diagramjának elkészítése a Notionban segít abban, hogy nyomon kövesd a személyes és üzleti fejlődésedet. Ha rendszeresen használod a Notiont, folyamatosan láthatod, hogyan haladsz a kitűzött célok felé, így kevésbé valószínű, hogy elfeledkezel róluk vagy félreteszed azokat.
Oldalak készítése Notion sablon segítségével
A Notion adatbázisával egyszerűen készíthetsz könnyen követhető és esztétikus oldalakat. Ha megnyitod a Sablonok menüt a Notionban, láthatod, hogy számos lehetőség elérhető, amelyek kifejezetten valamilyen felhasználói igényt szolgálnak ki. Akár egy meeting sablont, akár egy új termék útitervét keresed, a sablonok segítenek abban, hogy gyorsan, egyszerűen és átláthatóan rendezd a Notion oldalakat a csapatod számára.
Sötét téma a Notionban
Így kapcsolhatod be a Sötét módot a Notionban:
- Menj a 'Beállítások és tagok' menüpontra
- Válaszd a Megjelenés menüt
- Az elérhető lehetőségek közül állítsd át 'Sötét' módra
Megnyomhatod a ctrl+shift+L billentyűket PC-n, vagy a cmnd+shift+L-t Mac-en is, hogy átválts Sötét módba a Notionban. Az alkalmazásod így könnyebben olvashatóvá válik, a szemed pedig hálás lesz érte.
Gyorskeresés a Notionban
Egy újabb, produktivitást növelő tipp: tanuld meg, hogyan végezhetsz gyors keresést a Notionban! Egy új oldal gyors kereséséhez:
- Üsd le a cmnd+P kombinációt Mac-en vagy ctrl+P-t PC-n.
- Ekkor előjön egy gyorsmenü, amely az összes oldaladat átvizsgálja.
Más oldalak vagy személyek hivatkozása @ jellel a Notionban
Egy másik oldalra közvetlenül is hivatkozhatsz egyszerűen az '@' jel beírásával és a kívánt oldal kiválasztásával. Ugyanígy, felhasználókat vagy előfizetőket is megemlíthetsz az '@' jel begépelésével és nevük kiválasztásával.
Megjegyzés: Ha valakit megemlítesz, az illető értesítést kap az 'Összes frissítés' fülön, a képernyő bal felső részén.
Blokk oszlopok létrehozása a Notionban
A Notion lehetővé teszi, hogy blokkokat egymás mellé rendezz. Blokkoszlop létrehozásához a Notionban:
- Válaszd ki a hat szürke pontot a rendezni kívánt blokk vagy blokkok bal oldalán.
- Húzd a kiválasztott blokkot oda, ahol egymás mellett szeretnéd elhelyezni az oszlopokat.
- Amikor megjelenik egy kék függőleges vonal, elengedheted a blokkot.
Perjel billentyűparancs a Notionban
Ahelyett, hogy a plusz ikonra kattintanál vagy jobb kattintással hoznál létre új blokkot, csak üsd be a '/' jelet, majd gépeld be a létrehozni kívánt blokk nevét. Így gyorsan tudsz új blokkokat hozzáadni a sablonodhoz anélkül, hogy az egeret használnád.
Fejleszd Notion munkafolyamataidat a Speechify segítségével
A Speechify egyszerűen alakítja át a szöveget hanganyaggá, így könnyedén követheted, min dolgoztok éppen a csapatoddal a Notionban. A Speechify segítségével nem kell a gép elé ülnöd. A hangfájl-könyvtárad automatikusan szinkronizál az összes eszközöddel, az Androidtól az iPhone-ig és tovább – így útközben is mindig naprakész lehetsz.
Gyakran ismételt kérdések
Segít a Notion a produktivitásban?
A Notion a népszerű appokkal, például az Evernote-tal, Slackkel vagy Trellóval szemben nem csak jegyzetelő vagy egyszerű kommunikációs alkalmazás. Teljes körű produktivitásmenedzsment-megoldást hozhatsz létre benne az életed minden területére. Korábban már írtam arról, hogyan építettem egy Notion szokáskövetőt, és azóta is ebben vezetem az edzéseimet, naplózom a gondolataimat és gyűjtöm az írásaimat. Sőt, ezt a blogposztot is jelenleg a Notionban írom.
Működik a Notion Apple vagy Samsung telefonon is?
A Notionnak van asztali és mobilalkalmazása is, így bárhol naprakész maradhatsz. A mobilapp elérhető Android és iOS platformon is.
