Cansado da bagunça de cada pessoa na sua organização usar programas diferentes para compartilhar documentos? Quer, de uma vez por todas, criar uma forma melhor de organizar reuniões e listas de tarefas? Se você se interessa por produtividade, provavelmente já ouviu falar do Notion como uma possível ferramenta para isso.
O que é o Notion?
O Notion é um aplicativo de produtividade e gerenciamento de tarefas que permite a você e à sua equipe criar o fluxo de trabalho que quiserem — sem que todo mundo precise ficar se virando entre várias plataformas diferentes. Aqui, vamos mostrar tudo que você precisa saber para tirar o máximo de proveito do Notion.
Dicas do Notion para produtividade
Revisar alterações de versão
Apagou algo importante sem querer? Isso já aconteceu com todo mundo — e, se você está usando o Notion, está com sorte. Assim como no Google Docs, o Notion permite ver todas as atualizações feitas em uma página. Clique nos três pontinhos no canto superior direito da barra lateral do Notion e selecione Histórico da página para voltar e conferir tudo o que foi alterado desde a criação do documento.
Compartilhar páginas
Se você usa o Notion para trabalhar com sua equipe, não precisa mais se preocupar em mandar documentos e planilhas por e-mail, Google Drive ou outros serviços. Quando quiser que um colega veja uma página sua do Notion, basta clicar em Compartilhar. A outra pessoa poderá visualizar o documento como se fosse um site. Quer trabalhar junto no documento? Depois de clicar em Compartilhar, clique em “Mostrar link”. A partir daí, você escolhe se a pessoa poderá visualizar, editar, comentar ou duplicar a página do Notion.
Criar fórmulas
Cansado de fazer contas manualmente ao usar o Notion? Assim como o Microsoft Excel e o Google Sheets, o Notion permite criar fórmulas, deixando que as suas planilhas façam o trabalho pesado por você. Seja para uma folha de pagamento ou para controlar seu orçamento pessoal, o Notion oferece as ferramentas necessárias para gerenciar dados com facilidade. Com atalhos simples no teclado, até quem está começando vai achar fácil de usar.
Travar páginas
Se você compartilhou uma página com um grupo e quer interromper as edições, pode travar uma página no Notion sem dificuldade. Vá até o canto superior direito da página, clique no menu suspenso e selecione a opção de travar página. Você também pode destravar a página depois, caso decida liberar novas edições em grupo.
Criar um índice
Ao criar documentos grandes para um grupo, adicionar um índice é uma forma simples de organizar as informações necessárias. Criar um índice no Notion é fácil: primeiro, digite a barra (/) e selecione Índice. Um conjunto de links será gerado automaticamente, permitindo que você e sua equipe naveguem pelo documento com muito mais facilidade.
Definir lembretes
A rotina é corrida, e pode ser difícil acompanhar tudo o que precisa ser feito no dia a dia sem deixar nada para trás. Felizmente, os lembretes do Notion tornam o gerenciamento de projetos bem mais tranquilo, ajudando você a lembrar das tarefas que precisam ser concluídas antes de seguir em frente. Para criar um lembrete no Notion, primeiro encontre a informação para a qual deseja criar o lembrete. Depois, digite o símbolo @ seguido do dia e horário em que deseja ser lembrado. Se quiser lembrar outro membro da equipe, digite outro símbolo @ e, em seguida, o nome da pessoa ao lado do lembrete original. Assim, você pode deixar de depender do Google Agenda ou de outro sistema de calendário só para lembretes.
Usar cores para organização
Se você gosta de ter o trabalho organizado visualmente para sempre saber onde está cada coisa, usar os blocos coloridos do Notion é uma forma inteligente de montar um espaço digital que faça sentido para você. Algumas pessoas preferem usar uma cor para cada projeto, enquanto outras usam cores para indicar áreas que precisam de ação (como verde para área pronta, amarelo para áreas que precisam de revisão ou melhorias e vermelho para áreas que precisam ser removidas ou refeitas). Você pode usar cores para identificar subpáginas e deixar mais claro para a equipe o que precisa ser feito.
Exportar páginas
Trabalhando com um cliente ou com alguém que ainda não aderiu ao Notion? Sem problemas — você pode exportar materiais facilmente em diversos formatos de arquivo para que todos possam trabalhar (literalmente) na mesma página. Assim como ao compartilhar um documento no Notion, comece clicando nos três pontinhos no canto superior direito da página. Depois, selecione Exportar. Em seguida, escolha o formato desejado (pode ser PDF, HTML, Google Sheets ou CSV para quem usa Excel).
Criar uma página inicial
Você pode organizar facilmente tudo o que cria no Notion montando uma página inicial que funciona como um site. É possível adicionar links que facilitam para você e sua equipe encontrar as informações necessárias sem precisar fuçar em todos os documentos e planilhas do Notion. Essas páginas podem ser criadas do zero ou usando modelos prontos do Notion.
Criar uma lista de leitura
Criar uma lista de leitura no Notion permite que você acompanhe os livros que deseja ler para avançar tanto na vida profissional quanto na pessoal.
Definir metas acompanhadas
Criar um gráfico de metas no Notion pode ajudar você a garantir seu progresso pessoal e profissional. Ao trabalhar regularmente no Notion, você acompanha sua evolução rumo às metas e diminui as chances de deixá-las de lado.
Criar páginas usando modelos do Notion
Com o banco de dados do Notion, fica fácil criar páginas atraentes e fáceis de acompanhar. Ao clicar no botão Templates dentro do Notion, você verá várias opções voltadas para necessidades específicas. Seja seu objetivo encontrar modelos de reuniões ou um roteiro para criar um novo produto, os templates facilitam a montagem de páginas do Notion do jeito que faz mais sentido para você e sua equipe.
Tema escuro no Notion
Para ativar o modo escuro no Notion:
- Vá em “Configurações e membros”.
- Selecione Aparência.
- Altere o menu suspenso para “Escuro”.
Você também pode pressionar ctrl+shift+L no PC ou cmd+shift+L no Mac para ativar o modo escuro no Notion. A interface fica mais agradável para os olhos, e você vai agradecer por isso.
Busca rápida no Notion
Outro recurso útil para turbinar sua produtividade com o Notion é aprender a fazer uma busca rápida. Para encontrar rapidamente uma página no Notion:
- Pressione cmd+P no Mac ou ctrl+P no PC.
- Isso abrirá um menu rápido que pesquisa em todas as suas páginas.
Referenciar outra página ou pessoa usando o símbolo @ no Notion
Você pode criar um link direto para outra página digitando apenas o símbolo “@” e escolhendo a página que deseja referenciar. Também é possível mencionar usuários e assinantes específicos digitando “@” e selecionando o nome da pessoa.
Observação: sempre que você mencionar uma pessoa, ela será notificada na guia “Todas as atualizações”, no canto superior esquerdo da tela.
Criar colunas de blocos no Notion
O Notion permite organizar blocos lado a lado. Para criar colunas de blocos no Notion:
- Selecione os seis pontos cinza à esquerda do(s) bloco(s) que deseja organizar.
- Arraste o bloco selecionado para o lado do bloco onde deseja criar colunas lado a lado.
- Quando aparecer uma linha azul vertical, solte.
Atalho da barra no Notion
Em vez de clicar no ícone de mais ou clicar com o botão direito para criar um novo bloco, basta digitar “/” e inserir o nome do bloco que deseja criar. Assim, você cria novos blocos rapidinho no seu template sem precisar usar o mouse.
Melhore seu fluxo de trabalho no Notion com o Speechify
O Speechify transforma texto em áudio com facilidade, tornando simples acompanhar os documentos em que você e sua equipe estão trabalhando no Notion. Não é preciso ficar preso ao computador com o Speechify. Sua biblioteca de arquivos de áudio é sincronizada automaticamente com todos os dispositivos, do Android ao iPhone e outros, para que você fique sempre em dia, mesmo fora de casa.
Perguntas frequentes
O Notion ajuda na produtividade?
Diferente de outros aplicativos populares, como Evernote, Slack e Trello, o Notion é muito mais do que um app para anotações e mensagens rápidas. Você pode montar uma solução completa de produtividade dentro dele. Já escrevi antes sobre como criei um rastreador de hábitos no Notion e ainda o uso para acompanhar meus treinos, organizar meu diário e centralizar meus textos. Na verdade, estou escrevendo este post no Notion agora.
O Notion funciona no meu celular Apple ou Samsung?
O Notion possui aplicativos tanto para desktop quanto para dispositivos móveis, permitindo que você se mantenha atualizado onde quer que esteja. O app está disponível para Android e iOS.
