У міру того, як бізнес-світ стає все більш цифровим, вибір правильної телефонної системи набуває вирішального значення для малого бізнесу. Найкраща телефонна система для малого бізнесу має забезпечувати безперебійний обмін повідомленнями, голосову пошту, відеоконференції, запис дзвінків, маршрутизацію й переадресацію дзвінків та багато іншого. Незалежно від того, надаєте ви перевагу хмарній телефонній службі чи більш традиційному настільному телефону, система повинна без проблем інтегруватися з вашою офісною телефонною інфраструктурою та пропонувати потужний функціонал на мобільних пристроях.
На що звернути увагу під час вибору телефонної системи для малого бізнесу
Обираючи телефонну систему для малого бізнесу, важливо врахувати кілька ключових моментів. Шукайте рішення, здатне обробляти потрібний вам обсяг ділових дзвінків, з автооператором для ефективного керування викликами та якісною підтримкою клієнтів. Телефонна система повинна легко інтегруватися з популярними бізнес-інструментами — такими як Salesforce, Microsoft і Google Workspace, а також підтримувати відеодзвінки, SMS і мати мобільний додаток для iOS та Android, щоб забезпечувати уніфіковані комунікації незалежно від кількості користувачів.
Кількість телефонних ліній, необхідна малому бізнесу, може різнитися. Ідеальна кількість — та, що дозволяє вашій команді комфортно здійснювати паралельні дзвінки. Враховуйте не лише зовнішні дзвінки, а й внутрішні — для обміну повідомленнями та координації всередині команди.
Що таке системи PBX та VoIP
PBX (автоматична телефонна станція) — це приватна телефонна мережа всередині вашої компанії, яка дає змогу маршрутизувати дзвінки, передавати їх і створювати групи для викликів. Її можна розгорнути локально або використовувати як хмарну телефонну систему. Серед переваг PBX для малого бізнесу — масштабованість, розширені функції, а також можливість використовувати комбінацію IP-телефонів, аналогових чи традиційних телефонних апаратів та софтфонів.
З іншого боку, система VoIP (Voice Over Internet Protocol) використовує ваше інтернет-з'єднання для здійснення дзвінків. Вона підтримує голосові дзвінки в реальному часі, необмежені розмови, відеозустрічі та обмін текстовими повідомленнями, а також зазвичай має функції на кшталт надсилання голосової пошти на email і транскрипції голосових повідомлень.
PBX vs VoIP: що краще?
Вибір між телефонною системою PBX та VoIP залежить від потреб вашого бізнесу. PBX дає більше контролю над бізнес-комунікаціями та якістю дзвінків. Зазвичай такі системи більше підходять для великих компаній зі сталим офісним простором.
VoIP-системи натомість забезпечують значно більшу гнучкість і, як правило, не потребують великих стартових інвестицій. Вони краще підходять для компаній із віддаленими командами, оскільки дозволяють співробітникам телефонувати через десктопний додаток чи мобільний телефон. VoIP-сервіси також легко оновлюються, пропонують додаткові функції та без проблем масштабуються.
Топ-8 телефонних систем для малого бізнесу
1. RingCentral: Універсальна система для дзвінків, відео та командних повідомлень із потужною CRM-інтеграцією та підтримкою міжнародних дзвінків.
2. Nextiva: Хмарна телефонна система з відмінною підтримкою клієнтів, передовими можливостями керування дзвінками й надійною роботою в США та Канаді.
3. Ooma: Відома завдяки чудовій якості зв'язку, пропонує широкий спектр бізнес-послуг, зокрема віртуальну телефонну систему, безкоштовний номер і локальні номери.
4. Dialpad: Пропонує голосові та месенджерні сервіси на основі ШІ з інтеграцією Google Workspace та Salesforce.
5. Vonage: Відомий потужними мобільними та десктопними додатками, Vonage пропонує якісні VoIP-послуги з великим вибором функцій для дзвінків.
6. Grasshopper: Чудово підходить власникам малого бізнесу й підприємцям, надаючи окремий бізнес-номер на ваш мобільний телефон.
7. GoTo Connect: Пропонує уніфікований бізнес-VoIP-сервіс і повноцінне рішення для відеоконференцій.
8. Microsoft Teams: Хоча насамперед є інструментом для командної співпраці, Teams також має розвинені можливості для дзвінків у рамках всієї системи корпоративних комунікацій.
Вибір відповідної телефонної системи для малого бізнесу — це передусім розуміння ваших потреб і того, як конкретна телефонна служба може їх закрити. Власникам малого бізнесу варто добре зважити необхідну кількість ліній, можливості інтеграції системи з уже наявним програмним забезпеченням і робочими процесами, а також рівень клієнтської підтримки від постачальника послуг. Чи буде більш доречною PBX-система чи VoIP — здебільшого залежить від специфіки бізнесу та цілей використання телефонії.
Пам'ятайте, що справа не лише в дзвінках. Телефонна система може суттєво підвищити ефективність бізнес-комунікацій, запропонувавши функції командних чатів, відеоконференцій, пересилання голосової пошти на email і інтеграцію з CRM. Найкращі системи для малого бізнесу — це ті, що надають широкий набір функцій і сервісів, адаптованих до потреб саме вашої компанії. Тож ретельно дослідіть варіанти — і ви обов’язково знайдете оптимальне рішення.
