У міру того, як бізнес усе більше переходить у цифровий формат, вибір телефонної системи стає критично важливим для малого підприємства. Найкраща телефонна система для малого бізнесу має забезпечувати безперебійну роботу месенджерів, голосової пошти, відеоконференцій, запису дзвінків, маршрутизації й переадресації викликів тощо. Незалежно від того, віддаєте ви перевагу хмарному сервісу чи класичному стаціонарному телефону, система повинна легко вбудовуватися в офісну інфраструктуру і забезпечувати потужний функціонал на мобільних пристроях.
На що звертати увагу під час вибору телефонної системи для малого бізнесу
Під час вибору телефонної системи для малого бізнесу важливо врахувати кілька аспектів. Обирайте систему, яка може впоратися з обсягом ваших бізнес-дзвінків, має автовідповідач для ефективного керування викликами і пропонує якісну підтримку клієнтів. Телефонна система має без проблем інтегруватися з популярними бізнес-інструментами, такими як Salesforce, Microsoft і Google Workspace, а також підтримувати відеодзвінки, SMS і мобільний додаток для iOS та Android, щоб забезпечити єдину комунікаційну платформу незалежно від кількості користувачів.
Кількість телефонних ліній, необхідних малому бізнесу, може різнитися. Ідеально, якщо у вас буде стільки ліній, щоб усі члени команди могли спілкуватися одночасно. Це стосується не лише зовнішніх викликів, а й внутрішніх дзвінків для координації та командних обговорень.
Що таке системи PBX і VoIP
Система PBX (Private Branch Exchange) — це приватна телефонна мережа вашої компанії, яка дозволяє маршрутизувати виклики, здійснювати переведення дзвінків і створювати групи для обдзвону. Вона може розміщуватися як на власному обладнанні, так і у вигляді хмарної телефонної системи. Переваги телефонної системи PBX для малого бізнесу — масштабованість, розширений функціонал і можливість використовувати IP-телефони, аналогові або традиційні апарати та софтфони.
VoIP (Voice Over Internet Protocol), своєю чергою, використовує ваше інтернет-з’єднання для здійснення дзвінків. VoIP-система підтримує голосові дзвінки в реальному часі, необмежені дзвінки, відеоконференції та обмін текстовими повідомленнями, а також зазвичай містить функції пересилання голосової пошти на електронну пошту і розшифровки голосових повідомлень.
PBX чи VoIP: що обрати?
Вибір між телефонною системою PBX і VoIP залежить від потреб вашого бізнесу. PBX-системи забезпечують більший контроль над бізнес-комунікаціями і якістю дзвінків. Вони зазвичай більше підходять для великих компаній із постійними офісами.
VoIP-системи, навпаки, пропонують більше гнучкості та, як правило, мають нижчі стартові витрати. Такі системи ідеально підходять для компаній із віддаленими командами, адже співробітники можуть дзвонити через десктопний додаток або мобільний телефон. VoIP-сервіси легко масштабуються, а також регулярно отримують оновлення та нові можливості.
Топ-8 телефонних систем для малого бізнесу
1. RingCentral: комплексна система для дзвінків, відеозустрічей і командних повідомлень із потужною інтеграцією з CRM та можливістю міжнародних викликів.
2. Nextiva: хмарна телефонна система з відмінним клієнтським сервісом, розширеними можливостями керування дзвінками та надійною роботою для США і Канади.
3. Ooma: відома високою якістю дзвінків, пропонує спектр бізнес-послуг, зокрема віртуальну телефонію, безкоштовні й локальні номери.
4. Dialpad: пропонує голосові та текстові сервіси на базі штучного інтелекту з інтеграцією Google Workspace і Salesforce.
5. Vonage: відома зручними мобільними та десктопними додатками, пропонує потужні VoIP-сервіси з відмінною якістю зв’язку та широким набором функцій.
6. Grasshopper: ідеально підходить для власників малого бізнесу та підприємців, надає окремий бізнес-номер на ваш мобільний телефон.
7. GoTo Connect: поєднує бізнес-VoIP-телефонію та рішення для відеоконференцій в єдиній платформі.
8. Microsoft Teams: хоча це насамперед інструмент для командної співпраці, Teams також має можливості телефонії, вбудовані в загальну систему зв'язку.
Вибір телефонної системи для малого бізнесу полягає в розумінні власних потреб і того, наскільки обрана система здатна їх задовольнити. Власникам малого бізнесу варто ретельно зважити кількість необхідних ліній, здатність системи інтегруватися з наявним ПЗ і робочими процесами, а також рівень клієнтської підтримки від провайдера. Який варіант — PBX чи VoIP — підійде найкраще, залежить від специфіки бізнесу і запланованого сценарію використання системи.
Пам’ятайте, що телефонна система важлива не лише для дзвінків. Вона може суттєво покращити бізнес-комунікації, пропонуючи такі можливості, як командні чати, відеоконференції, пересилання голосової пошти на email та інтеграція з CRM. Найкращі телефонні системи для малого бізнесу — це ті, що надають широкий спектр функцій і послуг, орієнтованих на ваші бізнес-потреби. Тож приділіть трохи часу дослідженню — і ви обов’язково знайдете оптимальний варіант.
