PDF проти PDF/A

Оцифрування документів призвело до появи безлічі файлових форматів, кожен із яких виконує свою, специфічну роль. У цій статті ми детально розглянемо відмінності між PDF та PDF/A, зосередившись на їхній окремій важливості, сферах застосування та перевагах.

Які є типи PDF?

PDF означає Portable Document Format (портативний формат документів). Як випливає з назви, це загальноприйнятий формат файлів для відображення електронних документів без змін, незалежно від апаратного забезпечення, програм чи операційних систем.PDF документи можуть містити посилання, кнопки, форми, аудіо, відео та бізнес-логіку.

Існують різні версії та типи PDF, зокрема PDF/A, PDF/X та класичний PDF. Кожен тип або версія PDF має своє призначення, при цьому звичайний PDF є найпоширенішим.

Що таке PDF?

PDF, або Portable Document Format, — це формат файлів, який зберігає всі елементи друкованого документа у вигляді електронного зображення. Такі файли можна переглядати, друкувати або надсилати без необхідності мати оригінальну програму, що створила документ.

PDF-файли мають розширення .pdf

Чому й коли варто використовувати PDF?

• Обмін: Легко ділитися документами, не переймаючись сумісністю програм.
• Безпека: Можливість використовувати цифрові та електронні підписи для надійнішого захисту документів.
• Універсальність: Перегляд майже на будь-якому пристрої без втрати форматування.

Можливості PDF

1. Інтерактивність:
2. • Гіперпосилання: Перехід до зовнішніх ресурсів або інших сторінок документа.
   • Кнопки: Можуть виконувати різні дії, зокрема надсилання форми.
   • Форми: Заповнювані поля для збору інформації від користувача.
2. Вбудована мультимедіа:
3. • Аудіо та відео: Вбудування й програвання мультимедійного контенту прямо в документі.
   • Зображення: Вбудовування якісних зображень із різними методами стиснення.
3. Анотації: Додавання коментарів, нотаток, виділень тощо.
4. Безпека:
5. • Шифрування: Захист вмісту від несанкціонованого доступу.
   • Цифрові підписи: Підтвердження автентичності та цілісності документа.
   • Водяні знаки: Вбудовування прихованої або явної інформації в документ.
5. Стиснення: Зменшення розміру файла шляхом стиснення зображень, тексту та інших елементів.
6. Функції доступності: Такі елементи, як теги, альтернативний текст і закладки, покращують доступність для людей з інвалідністю.
7. Підтримка JavaScript: Додає інтерактивності та дозволяє автоматизувати завдання в документі.
8. Багатошарова графіка: Дозволяє додавати багатошарову графіку, зокрема створену в CAD-програмах.
9. 3D-контент: Вбудовує 3D-моделі й надає можливість взаємодіяти з ними безпосередньо в документі.
10. Структура документа: Забезпечує незмінність макета, шрифтів і дизайну на різних платформах.

Переваги PDF:

1. Зберігає зовнішній вигляд оригінального документа.
2. Надає розширені можливості захисту.
3. Гарантує сталий вигляд на різних платформах.

Топ-3 програми для створення PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (функція «Зберегти як PDF»)
3. PDFCreator для Windows

Топ-3 програми для читання PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

Як зазвичай використовують PDF

1. Електронні книги: PDF широко застосовується для створення й розповсюдження електронних книг завдяки своїй сумісності з різними платформами.
2. Бізнес-контракти: Бізнес часто використовує PDF для обміну та підписання контрактів, адже їх легко анотувати й підписувати електронно.
3. Звіти та аналітика: PDF забезпечує стандартизований формат, який зберігає шрифти, зображення та макет — ідеальний для звітів та аналітичних матеріалів.
4. Інструкції з експлуатації: Інструкції для продуктів та програмного забезпечення у форматі PDF гарантують однаковий вигляд незалежно від пристрою.
5. Форми: Багато установ використовують PDF для форм, які можна заповнювати онлайн.
6. Презентації: Зручно ділитися презентаціями й зберігати незмінним їхній вигляд.
7. Журнали та інформаційні бюлетені: Цифрові версії друкованих видань часто подають у форматі PDF, щоб зберегти «друкований» макет.
8. Квитки та посадкові талони: Авіакомпанії, театри й організатори заходів часто надсилають електронні квитки у форматі PDF.
9. Рахунки та квитанції: Бізнес регулярно надсилає клієнтам рахунки та квитанції у PDF-форматі.
10. Резюме та портфоліо: Професіонали використовують PDF для надсилання резюме й портфоліо, щоб оформлення залишалося незмінним.

Що таке PDF/A?

PDF/A — це підмножина PDF, спеціально розроблена для довготривалого зберігання й архівування електронних документів. На відміну від звичайного PDF, PDF/A вимагає вбудовування всіх елементів (шрифтів, зображень, тексту тощо), що використовуються в документі, тож файл виглядатиме однаково навіть через багато років.

Файли PDF/A також мають розширення .pdf

Чому й коли варто використовувати PDF/A?

• Архівування документів: Особливо корисно для довготривалого зберігання документів у таких галузях, як юриспруденція, медицина та державний сектор.
• Збереження: Гарантує, що документ є самодостатнім і відкриватиметься без зовнішніх залежностей.

Можливості PDF/A

1. Довгострокове зберігання: Створено для збереження електронних документів протягом багатьох років.
2. Самодостатній документ:
3. • Вбудовування шрифтів: Гарантує, що шрифти залишаться такими ж, як у створеному документі.
   • Без зовнішніх залежностей: Все, що потрібно для коректного відображення, міститься у файлі.
3. Без виконуваного контенту: JavaScript та інший виконуваний код заборонені задля надійного довготривалого зберігання.
4. Управління кольором: Забезпечує сталий та передбачуваний колір на різних пристроях і з часом.
5. Відповідність стандарту ISO: Відповідає стандарту ISO 19005, що гарантує читабельність документів у майбутньому.
6. Зберігання метаданих: PDF/A підтримує вбудовування метаданих у форматі XML для детального опису документа.
7. Без аудіо- чи відеоконтенту: Для довготривалого архівування мультимедійний контент, що може застаріти, не допускається.
8. Обмежене стиснення: Дозволяється лише надійне та поширене стиснення, таке як JPEG 2000.
9. Доступність: Підтримує теги PDF для забезпечення доступності документа.
10. Прозорість: Використання прозорості чітко регламентоване для стабільної візуалізації з часом.

Переваги PDF/A:

1. Гарантує довгострокове збереження цифрових документів.
2. Документи є самодостатніми: усе необхідне для відображення вже вбудовано.
3. Відповідність стандарту ISO 19005 гарантує читабельність у майбутньому.

Топ-3 програми для створення PDF/A:

1. Adobe Acrobat (створення файлів, сумісних із PDF/A)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (функція «Зберегти як PDF/A»)

Топ-3 програми для читання PDF/A:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/A Viewer для Windows
3. Foxit PhantomPDF

Як зазвичай використовують PDF/A

1. Юридичні документи: Завдяки можливості довгострокового архівування PDF/A ідеально підходить для зберігання юридичних документів, які можуть знадобитися через багато років або навіть десятиліття.
2. Медичні записи: PDF/A гарантує, що картки пацієнтів із вбудованими шрифтами та зображеннями залишаються незмінними й доступними з часом.
3. Державні записи: Міські, обласні й центральні органи влади використовують PDF/A для архівування важливих та історичних документів.
4. Дипломні та наукові роботи: ВНЗ можуть вимагати подавати дипломні роботи у форматі PDF/A для довготривалого збереження наукових напрацювань.
5. Бібліотечні архіви: Бібліотеки, що оцифровують свої фонди, використовують PDF/A для збереження старих книг, журналів і рукописів.
6. Корпоративні архіви: Компанії зберігають річні звіти, протоколи засідань та інші ключові документи у PDF/A.
7. Музейні записи: Музеї, що оцифровують свої колекції, обирають PDF/A через його надійність у довгостроковому зберіганні.
8. Архіви новин: Медіакомпанії переходять на PDF/A для електронних архівів новин, фотографій і видань.
9. Дослідницькі дані: Науковці та дослідники архівують свої дані у PDF/A для подальшого використання.
10. Документи на нерухомість: Через тривалу важливість таких документів PDF/A є оптимальним форматом.

Ключові відмінності між PDF та PDF/A:

Хоча обидва формати базуються на стандарті PDF, PDF/A спеціально оптимізовано для архівування, із можливостями та обмеженнями, які забезпечують його довговічність. Звичайний PDF натомість більш універсальний і пропонує більше інтерактивних функцій для щоденного обміну та роботи з документами.

1. Призначення: PDF — для створення електронних документів для оперативного використання й поширення. PDF/A — для довгострокового зберігання.
2. Вбудовування: PDF/A вимагає вбудовування шрифтів, тоді як у PDF це необов'язково.
3. JavaScript та виконувані файли: Не дозволені в PDF/A, але підтримуються в PDF.
4. Стандарти архівування: PDF/A відповідає ISO 19005; PDF — стандарту ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Функція</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/A</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Призначення</td>

<td>Загальне використання</td>

<td>Довгострокове зберігання</td>

</tr>

<tr>

<td>Вбудовування шрифтів</td>

<td>Необов'язково</td>

<td>Обов'язково</td>

</тр>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Підтримується</td>

<td>Не підтримується</td>

</tr>

<tr>

<td>Стандарт ISO</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Підсумовуючи, хоча і PDF, і PDF/A належать до портативних форматів документів, вони мають різне призначення. Розуміння цієї різниці допоможе користувачам правильно обрати формат під свої завдання.