Втомилися від того, що в організації всі користуються різними програмами для обміну документами? Хочете нарешті вибудувати зручну систему для проведення зустрічей та ведення списків справ? Якщо ви прагнете підвищити свою продуктивність, ви, мабуть, уже чули про Notion як про один із найзручніших інструментів для ефективної роботи.
Що таке Notion?
Notion — це додаток для продуктивності та управління завданнями, який дозволяє вам і команді налаштувати робочий процес під свої потреби — без необхідності синхронізувати різні платформи. Нижче ми розповімо все, що варто знати, аби максимально ефективно використовувати можливості Notion.
Поради щодо продуктивності в Notion
Переглядайте історію версій
Випадково видалили щось важливе? З усіма таке трапляється, але якщо ви користуєтеся Notion — вам пощастило. Як і в Google Docs, у Notion можна переглянути всі оновлення сторінки. Натиснувши на три крапки у верхньому правому куті сторінки у вашому робочому просторі Notion та обравши пункт «Історія сторінки», ви зможете побачити всі зміни, що відбулися з моменту створення документа.
Діліться сторінками
Якщо ви працюєте в Notion разом із командою, вам більше не доведеться надсилати документи та таблиці електронною поштою, через Google Drive чи інші сервіси. Щоб колега міг переглянути один із ваших документів Notion, просто натисніть «Поділитися». Інша особа зможе переглянути документ як вебсторінку. Хочете співпрацювати над документом? Після натискання «Поділитися» оберіть «Показати посилання», і ви зможете налаштувати, чи може людина лише переглядати, а чи й редагувати, коментувати або дублювати вашу сторінку в Notion.
Створюйте формули
Втомилися рахувати все вручну у Notion? Подібно до Microsoft Excel і Google Sheets, Notion дозволяє створювати формули, щоб ваші таблиці автоматично виконували обчислення. Неважливо, чи складаєте ви відомість по зарплаті, чи розраховуєте особистий бюджет — Notion надасть інструменти для простого й наочного управління даними. Завдяки простим клавіатурним комбінаціям працювати в Notion зручно навіть для новачків.
Блокуйте сторінки
Якщо ви вже поділилися сторінкою з групою й хочете зупинити подальші зміни, ви легко можете заблокувати її в Notion. Перейдіть у правий верхній кут сторінки, відкрийте додаткове меню й виберіть опцію «Заблокувати сторінку». Надалі ви зможете так само легко розблокувати сторінку, якщо знадобиться відновити спільне редагування.
Додавайте зміст
Якщо ви створюєте великі документи для широкої аудиторії, додавання змісту — простий спосіб структурувати інформацію. Додати зміст у Notion дуже легко: наберіть косу риску, а потім оберіть «Зміст». Буде автоматично згенеровано перелік посилань, і ваша команда зможе без зусиль орієнтуватися в документі.
Встановлюйте нагадування
Усі ми зайняті, і часом важко втримати в голові всі справи. На щастя, нагадування в Notion допоможуть вам не забувати про завдання, які потрібно виконати, щоб рухатися вперед. Щоб створити нагадування в Notion, спочатку знайдіть потрібний блок, потім введіть символ @ і зазначте день та час, коли потрібно нагадати. Якщо хочете нагадати комусь із команди, введіть ще @ і напишіть ім’я цієї людини біля нагадування. Це позбавить вас потреби додатково користуватися Google Calendar чи іншими календарями для нагадувань.
Використовуйте кольорове маркування
Якщо вам подобається візуальна організація роботи, кольорові блоки в Notion — чудовий спосіб «обжити» свій цифровий простір. Хтось маркує кольорами проєкти, інші позначають статус завдань (наприклад, зелений — готово, жовтий — потрібно допрацювати, червоний — видалити або переробити). Також можна використовувати кольори для підсторінок, щоб команда одразу бачила, що саме потрібно зробити.
Експортуйте сторінки
Працюєте з клієнтом або замовником, який ще не користується Notion? Не проблема — ви легко можете експортувати матеріали в різних форматах, щоб усі буквально працювали з однієї й тієї самої сторінки. Як і при наданні спільного доступу в Notion, натисніть три крапки у верхньому правому куті сторінки, оберіть «Експортувати» та виберіть формат файлу (PDF, PDF, HTML, Google Sheets або CSV — для тих, хто працює з Excel).
Створіть домашню сторінку
Ви можете легко навести лад у всьому, що робите в Notion, створивши домашню сторінку, яка працюватиме як сайт. Додавайте посилання, щоб ви й ваша команда швидко знаходили потрібну інформацію без пошуку серед усіх документів та таблиць. Такі сторінки можна створювати з нуля або скористатися готовими шаблонами Notion.
Створіть список для читання
Формуючи список для читання в Notion, ви зможете відстежувати книги, які хочете прочитати, щоб прокачати себе в бізнесі та особистому житті.
Фіксуйте свої цілі
Фіксація цілей у вигляді таблиці в Notion допоможе вам упевнено рухатися до особистого та професійного зростання. Працюючи в Notion регулярно, ви завжди бачите свій прогрес і рідше відкладаєте важливі завдання.
Створюйте сторінки за шаблонами Notion
Завдяки базі даних Notion ви легко створите сторінки, які зручно читати й переглядати. Натиснувши кнопку «Templates» (Шаблони) в Notion, ви побачите безліч готових рішень під різні потреби. Шукаєте шаблон зустрічі чи дорожню карту для створення продукту? Завдяки шаблонам можна швидко й зручно організувати сторінки Notion для себе та команди.
Темна тема в Notion
Щоб увімкнути темний режим у Notion:
- Перейдіть у «Налаштування та учасники»
- Виберіть «Зовнішній вигляд»
- У спадному меню виберіть «Темний»
Також ви можете натиснути ctrl+shift+L на ПК або cmnd+shift+L на Mac, щоб увімкнути темний режим у Notion. Інтерфейс стане значно комфортнішим для очей — вони вам подякують.
Швидкий пошук у Notion
Ще одна корисна опція, що підвищить вашу ефективність, — це вміння швидко шукати сторінки в Notion. Щоб оперативно знайти потрібну сторінку:
- Натисніть cmnd+P на Mac або ctrl+P на ПК.
- З’явиться швидке меню для пошуку по всіх ваших сторінках.
Згадуйте інші сторінки або людей через символ @ у Notion
Ви можете напряму прив’язати іншу сторінку, просто ввівши символ '@' і обравши потрібну сторінку. Так само можна згадувати користувачів і підписників, просто вказавши '@' і вибравши їхнє ім’я.
Примітка: Кожного разу, коли ви згадуєте людину, у неї з’являється сповіщення у вкладці «Всі оновлення» у верхньому лівому куті екрана.
Створюйте колонки блоків у Notion
Notion дозволяє розташовувати блоки поруч один з одним. Щоб створити колонку блоків у Notion:
- Виберіть шість сірих крапок ліворуч від блока або блоків, які хочете організувати.
- Перетягніть вибраний блок у те місце, де хочете створити колонки поряд.
- Коли побачите синю вертикальну лінію — відпустіть блоки.
Швидка команда косої риски в Notion
Замість того, щоб натискати «плюс» чи правою кнопкою миші створювати новий блок, просто введіть '/' і почніть писати назву потрібного блоку. Це дозволить швидко додавати нові блоки у ваш шаблон, не торкаючись миші.
Покращуйте свій робочий процес у Notion зі Speechify
Speechify легко перетворює текст на аудіо, тож ви можете залишатися в курсі документів, над якими працюєте в Notion. Завдяки Speechify вам не треба постійно сидіти за комп’ютером — ваша бібліотека аудіофайлів автоматично синхронізується на всіх ваших пристроях, від Android до iPhone і далі. Ви завжди будете в курсі, навіть на ходу.
Питання та відповіді
Чи допомагає Notion підвищити продуктивність?
На відміну від популярних додатків на кшталт Evernote, Slack чи Trello, Notion — це значно більше, ніж просто застосунок для нотаток чи комунікацій. У ньому можна вибудувати комплексну систему для підвищення продуктивності у вашому житті. Раніше я вже писав(-ла) про те, як зробив(-ла) трекер звичок у Notion і досі використовую його для обліку тренувань, ведення особистого щоденника й писанини. До речі, цю статтю я пишу саме в Notion.
Чи працює Notion на моєму телефоні Apple чи Samsung?
Notion має і десктопний, і мобільний додаток, тож ви можете залишатися в курсі справ будь-де. Мобільний застосунок доступний для платформ Android та iOS.
