Професія помічника юриста може приносити чимало задоволення. Втім, юридична сфера відома великою кількістю стресових професій, і робота в будь-якій юридичній фірмі вимагає добре розвинених навичок тайм-менеджменту.
На щастя, існує низка порад щодо продуктивності, які помічники юриста та інші юридичні фахівці можуть використовувати, щоб ефективніше впоратися з важливими й трудомісткими завданнями. У цій статті ми розглянемо кілька лайфхаків для підвищення продуктивності для помічників юриста й інноваційні legal tech-інструменти та додатки, які обов'язково допоможуть вам бути продуктивнішими впродовж робочого дня.
Поради щодо продуктивності для юридичних фірм
Працюєте ви вдома чи в офісі юридичної фірми — є чимало перевірених порад щодо продуктивності для помічників юриста, які допоможуть позбутися прокрастинації, виконувати більше справ і водночас підтримувати кращий баланс між роботою та життям заради вашого психічного здоров'я.
Виділяйте декілька хвилин щодня на складання списку справ за пріоритетністю — це дієвий спосіб організувати робочий процес для максимальної продуктивності. Це може звучати просто, але складання to-do списку допомагає не лише структурувати роботу, а й мотивує. Коли ви починаєте з найважливіших завдань, це гарантує, що на найвідповідальніші справи у вас буде достатньо енергії та концентрації.
Після пандемії все більше помічників юриста перейшли на віддалений формат, і дистанційна робота стала важливою складовою управління практикою. Якщо ви працюєте з домашнього офісу, важливо облаштувати робочий простір так, щоб він сприяв продуктивності. Мінімізуйте відволікання та максимально відокремте робочу зону від решти житлового простору. Намагайтеся якнайчіткіше розділяти роботу й особисте життя не лише фізично, а й ментально. Не менш важливо, незалежно від місця роботи, уникати соцмереж та інших джерел відволікання, які важко повністю виключити з робочого середовища.
Запобігання професійному вигоранню — ще один ключовий аспект продуктивності для помічника юриста. Якщо ви годинами займаєтесь юридичними дослідженнями і ведете справи без жодних пауз для відпочинку, ваша ефективність неминуче знизиться. Навіть якщо ви продовжите працювати попри стрес і втому, досягти високої якості результату в такому стані все одно не вийде. Тому багато кар'єрних коучів і експертів із продуктивності радять робити короткі перерви по 5–10 хвилин упродовж дня.
Корисні legal tech-додатки
Використання сучасних технологій для оптимізації робочого дня та ефективнішого виконання завдань — один із найдієвіших способів підвищити продуктивність для помічника юриста. Сьогодні є безліч додатків, якими користуються фахівці в юридичній сфері: як спеціалізовані legal tech-рішення для юристів, так і універсальні програми для підвищення продуктивності в різних галузях.
Для дистанційної роботи практично обов'язковими є такі відеоконференц-додатки, як Zoom, і сервіси командної взаємодії, наприклад, Slack. Завдяки їм легко спілкуватися з колегами, обмінюватися файлами, організовувати проєкти, делегувати завдання та багато іншого.
Додатки, створені для більш ефективного проведення юридичних досліджень, допомагають значно заощаджувати час та уникати зайвих труднощів. Наприклад, Fastcase дозволяє здійснювати пошук у цифрових архівах тисяч судових справ. Це суттєво пришвидшує пошук потрібних кейсів, а також Fastcase показує, наскільки часто відсилалися до тієї чи іншої справи в конкретних аргументах, що дозволяє знаходити найрелевантнішу інформацію. Pocket Justice — схожий додаток, що дозволяє шукати всі рішення Верховного суду, а також відстежувати нові прецеденти.
Програми для конвертації тексту в мовлення, такі як Speechify, — ще один інструмент, який суттєво полегшує роботу помічника юриста. Перегляд великої кількості сторінок юридичних матеріалів швидко виснажує очі та мозок. Читання також не дозволяє займатися кількома справами одночасно, оскільки вимагає повної концентрації. Прослуховування тексту вголос вирішує обидві ці проблеми.
Speechify
З Speechify фахівці юридичної сфери можуть обирати серед десятків натурально звучащих AI-голосів, які читатимуть уголос будь-які електронні документи або онлайн-тексти. Це дозволяє помічнику юриста працювати паралельно з прослуховуванням тексту й уникати розумового та фізичного виснаження від тривалого читання. Крім того, Speechify дає змогу регулювати швидкість відтворення для швидшого прослуховування документів у межах вашого розуміння — також є можливість сканувати друковані документи, щоб вони теж могли бути озвучені.
Щоб дізнатися, як саме Speechify допоможе вам уникнути вигорання й стати більш продуктивними, обов'язково оформіть безкоштовний пробний період Speechify Premium уже сьогодні!
Тайм-менеджмент для помічників юриста
Ефективний тайм-менеджмент — один із головних чинників продуктивності, тож важливо розробити таку стратегію розподілу часу, яка працюватиме саме для вас. Спланувати і дотримуватися чіткого розкладу необхідно, й у цьому суттєво допоможуть додатки на кшталт ClickUp чи Google Calendar.
Прибирання відволікаючих факторів — важлива частина ефективного тайм-менеджменту, особливо для тих помічників юриста, хто працює вдома. Окрім правильного облаштування робочого простору, додатки на зразок Offtime та Freedom допоможуть позбутися онлайн-відволікань. У них можна встановити час, коли соцмережі, ігрові програми та інші відволікаючі ресурси блокуватимуться на всіх пристроях, спрощуючи дотримання робочого ритму.
І, нарешті, елементарна швидкість виконання завдань теж суттєво допомагає розпоряджатися часом. Якщо ви встигаєте виконувати завдання швидше, ви ефективніше використовуєте наявний час і легше ним керуєте. Усі додатки для підвищення продуктивності, про які йшлося раніше (Fastcase, Pocket Justice, Speechify), допоможуть вам працювати результативніше, зменшивши клопоти з тайм-менеджментом.
Часті питання
П: Чого не слід робити помічнику юриста?
В: Є чимало речей, які не слід робити помічнику юриста, проте одне з найяскравіших — це поводитися як дипломований адвокат. Загалом помічникам юриста заборонено представляти клієнтів у суді, брати участь у допитах чи підписувати процесуальні документи. І повертаючись до теми статті, ще одна заборона — доводити себе до вигорання. Робіть перерви та використовуйте інструменти, щоб працювати ефективніше й уникати негативних наслідків вигорання для продуктивності.
П: Як помічники юриста організовують свої файли?
В: Зазвичай помічники юриста організовують файли так, щоб документи по кожній справі були впорядковані в хронологічному порядку. Багато хто для цього ефективно використовує спеціальне програмне забезпечення для роботи з файлами.
П: Як помічник юриста може стати продуктивнішим?
В: Складання розкладу з урахуванням пріоритетності завдань, прибирання відволікаючих факторів і використання додатків для економії часу — усе це допоможе помічнику юриста підвищити продуктивність.
П: Які основні етапи судового процесу?
В: Зазвичай цивільні процеси проходять за схемою: підготовка процесуальних документів, відкриття доказів (дискавері), слухання справи в суді та, можливо, апеляція. Однак на будь-якому з етапів процес може бути зупинено у разі досягнення мирової угоди між сторонами.
