Що таке PDF? Що означає PDF?

Ми всі користувалися PDF, можливо, тисячі разів. Але що ж таке PDF, насправді? PDF, або Portable Document Format (портативний формат документу) — це формат файлу, розроблений для надійного відображення та обміну документами незалежно від програмного забезпечення, апаратного забезпечення чи операційної системи. Термін "PDF" розшифровується як Portable Document Format, і він використовується для збереження файлів, які не можуть бути змінені, але якими легко ділитися та друкувати. PDF може містити різні елементи, такі як текст, зображення, гіперпосилання, форми, кнопки, графічні елементи та шрифти. Давайте розглянемо детальніше — що таке PDF.

Історія PDF: Хто, коли і навіщо його створив

Компанія Adobe Systems винайшла формат PDF у 1992 році. Мета полягала у створенні формату файлу, який зберігає фіксоване форматування, подібно до друкованого документа. Забезпечуючи однаковий вигляд документів на різних комп’ютерах, вони стали доступнішими і легше поширювалися, що підвищило продуктивність у бізнесі. Відтоді PDF став невід'ємною частиною як особистого, так і ділового життя, і люди стали запитувати: "Що таке PDF?"

Що таке файл PDF?

Файл PDF, тобто Portable Document Format (портативний формат документу), — це формат файлу, розроблений для надійної презентації та обміну документами незалежно від програмного забезпечення, обладнання чи операційної системи. Винахід компанії Adobe, PDF може містити широкий спектр документів: від тексту і зображень до інтерактивних 3D-дизайнів.

Головна особливість файлів PDF від Adobe — це здатність зберігати вигляд документа — включаючи розмітку, шрифти, кольори та графіку — на будь-якій платформі. Це гарантує, що документ виглядатиме однаково, незалежно від пристрою чи програми, в якій його відкривають. Це критично важливо, коли потрібно поділитися чи надрукувати документ у універсальному форматі.

PDF-файли також можуть містити інтерактивні елементи, такі як гіперпосилання, форми, кнопки, відео та аудіо. Для безпеки їх можна захистити паролем, а цифрові підписи дають змогу підтвердити справжність джерела PDF-файлу.

Крім того, PDF можна оптимізувати для високоякісного друку, стандартного друку або для електронної книги. Вони також підтримують версію для довготривалого архівування документів, у якій вся необхідна інформація для коректного відображення вшита у сам файл.

Цей універсальний і гнучкий формат файлів широко застосовується як у професійному, так і в особистому житті — для контрактів, інструкцій, електронних книг, сканованих документів, інтерактивних форм тощо.

Що таке PDF і як ним користуватися?

Тепер, коли ми вже знаємо, що таке PDF, давайте дізнаємось, як ним користуватися. Для роботи з PDF-файлом вам потрібна програма для читання PDF. Найпопулярніша — Adobe Acrobat Reader, безкоштовна програма для перегляду PDF, яка дозволяє відкривати й взаємодіяти з усіма типами PDF-контенту. Вона доступна для різних операційних систем — Windows, MacOS, Android. Серед інших популярних програм: Foxit, веббраузер Google Chrome та безліч різних безкоштовних додатків для iOS та Android.

PDF, або Portable Document Format, — це універсальний формат файлу, який зберігає шрифти, зображення, графіку та розмітку початкового документу, незалежно від комп’ютера чи програм, на яких його створювали. Це робить цифровий обмін більш надійним і простим, тому що оригінальний дизайн і розмітка зберігаються на будь-якому пристрої.

PDF-файли використовуються у багатьох сферах: від бізнесу і юриспруденції до форм, інструкцій, електронних книжок і багато чого іншого. Вони можуть містити посилання та кнопки, поля для заповнення, аудіо, відео й навіть бізнес-логіку. Ви також можете захистити свої PDF паролями та правами доступу, інтегрувати їх у різні бізнес-процеси або використовувати електронні підписи.

Використовувати PDF просто:

1. Відкриття та читання PDF: Відкрити PDF можна майже на будь-якому пристрої, використовуючи різні програми. Більшість веббраузерів, таких як Google Chrome, Firefox і Safari, можуть відкривати PDF. Також є спеціалізовані програми для PDF, наприклад, Adobe Acrobat Reader для Windows, MacOS, iOS, Android та інших ОС.
2. Створення PDF: Є кілька способів створити PDF. Багато текстових редакторів (Microsoft Word, Google Docs) мають функцію збереження чи експорту у PDF. Спеціалізоване програмне забезпечення, як-от Adobe Acrobat, дозволяє створювати складніші PDF-файли.
3. Редагування PDF: Щоб редагувати PDF, потрібен PDF-редактор: Adobe Acrobat Pro, PDFelement, Foxit PhantomPDF. Ці програми дозволяють змінювати текст, додавати зображення, змінювати макет тощо. Майте на увазі, що редагування може бути обмежено, якщо автор захистив файл паролем.
4. Обмін PDF: Ділитись PDF-файлами так само легко, як надіслати файл електронною поштою, передати посилання (якщо PDF збережено у хмарі) або відправити через месенджери.
5. Пам'ятайте, головна перевага PDF — це можливість зберегти точний вміст і розмітку документу незалежно від того, на якому комп’ютері чи в якій програмі його відкривають.

Яка основна мета PDF?

Головна мета формату PDF — гарантувати, що документ виглядає однаково незалежно від пристрою чи операційної системи, на яких його переглядають. PDF фіксує документ як зображення, тому його вміст залишається незмінним на будь-якій платформі.

Як зробити документ PDF?

Щоб зробити документ PDF, скористайтеся функцією "Зберегти як" (Save As) у Microsoft Word, Excel чи Google Docs. Виберіть формат PDF під час збереження файлу — і ваш документ буде конвертовано у PDF. Можна також використати Adobe Acrobat для конвертації файлів з інших форматів (наприклад, DOCX, PNG чи JPG) у PDF.

Як виглядає PDF?

PDF виглядає як знімок екрана документа — зберігаючи оригінальне форматування, шрифти і розмітку. Він також може містити інтерактивні елементи, як-от форми, кнопки та гіперпосилання. На відміну від вебсторінок, які можуть відображатися по-різному у різних браузерах чи на різних пристроях, PDF завжди виглядає однаково на кожному пристрої.

Які переваги PDF?

PDF-файли мають багато переваг. Вони зберігають свій вигляд незалежно від пристрою, операційної системи або програмного забезпечення. Вони компактні, їх легко поширювати і друкувати. PDF можна захистити паролем, також підтримується інтерактивність. У PDF можуть бути анотації та цифрові підписи. Крім того, їх можна зробити сумісними зі стандартом PDF/A — це версія ISO для цифрового архівування й довготривалого збереження електронних документів.

У чому різниця між PDF та PDF/A?

PDF і PDF/A обидва базуються на стандарті PDF, але мають ключові відмінності, створені для різних завдань.

PDF (Portable Document Format): Це стандартний формат, розроблений Adobe для збереження та обміну електронними документами. PDF-файли можуть містити різноманітний контент: текст, графіку, зображення, а також мультимедійні елементи (аудіо, відео, інтерактивні поля). Можуть також містити зовнішні посилання й залежності, такі як шрифти, колірні профілі, гіперпосилання.

PDF/A (Portable Document Format for Archiving): Це версія стандарту PDF, спеціально створена для довготривалого зберігання та архівування документів. Літера 'A' у PDF/A означає 'Archiving' (Архівування). Файли PDF/A є самодостатніми, тобто вся інформація, необхідна для відображення документа, незалежно від часу й технологій, вбудована у файл.

Основна відмінність між цими двома форматами полягає в самодостатності. У стандартному PDF певні елементи, такі як шрифти чи колірні профілі, можуть бути посиланнями на зовнішні джерела. Якщо ці ресурси зміняться або стануть недоступними, документ PDF може відображатися некоректно.

На відміну від цього, PDF/A вбудовує всі необхідні ресурси у сам файл, щоб забезпечити точне відтворення документа у майбутньому, навіть якщо оригінальні ресурси більше недоступні. Наприклад, усі шрифти для PDF/A вбудовані безпосередньо у файл.

Це робить PDF/A ідеальним форматом для архівування документів, які потрібно зберігати достовірно протягом тривалого часу. Проте, це також означає, що PDF/A-файли можуть бути більшими за звичайні PDF та не підтримують деякі типи контенту, наприклад, мультимедіа або JavaScript, які можуть змінюватися з часом або бути потенційно небезпечними.

PDF/A — це стандартизована версія PDF згідно ISO, і вона має декілька підтипів (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3) з різними рівнями сумісності і вимог. Вони створені для різних потреб довгострокового зберігання.

У чому різниця між PDF та документом Word?

Хоча PDF і Word використовуються для роботи з текстом, в них різні цілі. Документ Word (.doc або .docx) легко редагується і форматуються — його використовують на етапах написання, редагування, коли вміст потрібно змінювати. PDF, навпаки, призначений уже для фінальної версії документа, яку потрібно відправляти або друкувати — його вигляд не змінюється на жодній платформі.

Які переваги й недоліки використання PDF?

Головна перевага PDF — його незалежність від платформи. Вигляд PDF не змінюється залежно від пристрою чи програмного забезпечення. Також PDF-файли можна захистити паролем, що унеможливлює несанкціонований доступ. В PDF можна додавати мультимедіа: аудіо, відео, гіперпосилання, інтерактивні форми.

Однак, редагувати PDF може бути складно — зазвичай для цього потрібне спеціальне програмне забезпечення. Також великі медіафайли (відео, аудіо тощо) можуть значно збільшувати розмір PDF, ускладнюючи його поширення.

Різниця між Adobe Acrobat і Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader — це безкоштовна програма для перегляду PDF, яка дозволяє читати, друкувати й анотувати документи. Adobe Acrobat — це платна програма, яка крім перегляду дозволяє створювати, редагувати, захищати й конвертувати PDF-файли.

Найкраще програмне забезпечення для створення PDF

Який застосунок найкраще підходить для створення PDF?

1. Adobe Acrobat: Adobe Acrobat широко визнано одним з найпотужніших і найуніверсальніших програм для створення PDF. Дозволяє конвертувати різні типи файлів (DOCX, PPT, HTML) у PDF, зберігаючи розмітку та форматування. Також має цілий набір розширених функцій: встановлення параметрів безпеки, вбудовування мультимедіа, створення форм тощо. Доступний для Windows і MacOS.
2. Microsoft Word: Хоча це передусім текстовий редактор, Microsoft Word дозволяє просто і швидко створювати PDF. Користувачі можуть готувати і форматувати документ звичайним способом, а потім просто зберегти як PDF. Усі розмітка, шрифти й зображення зберігаються. Word входить до Microsoft Office Suite, доступний для Windows, MacOS і як вебзастосунок.
3. Google Docs: Google Docs, частина офісного пакета Google, дозволяє створити PDF прямо у браузері. Як і у Word, після створення документу його можна завантажити як PDF із збереженням форматування і тексту. Оскільки сервіс хмарний, легко ділитися і співпрацювати над документом.
4. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF — це потужний інструмент створення PDF. Дозволяє створювати PDF з популярних файлів, зі сканера, порожньої сторінки чи буфера обміну. Також підтримує створення PDF/A для архівування, додавання водяних знаків, колонтитулів, цифрового підпису. Доступний для Windows і MacOS.
5. PDFCreator (Windows): PDFCreator — популярний додаток для створення PDF на Windows. Безкоштовний інструмент, який встановлюється як принтер. Ви можете створити PDF з будь-якої програми Windows, яка підтримує друк. Також можна шифрувати PDF і захищати їх від відкриття та друку.
6. PDF Expert (MacOS): PDF Expert — швидкий, надійний і зручний редактор для PDF на MacOS. Окрім перегляду та коментування PDF, дозволяє створювати PDF прямо в додатку чи шляхом збереження інших файлів у формат PDF. Також підтримується злиття декількох документів в один PDF.

Найкраще програмне забезпечення для читання PDF

Який застосунок найкраще підходить для читання PDF? Вибір великий, але переможець очевидний. Дивіться список нижче.

1. Speechify PDF Reader: Speechify PDF Reader — найкращий застосунок для читання PDF. Містить понад 200 голосів, підтримку багатьох мов, зосереджений інтерактивний досвід читання та прослуховування, а також вбудований AI-бот, якого можна запитувати про ваш документ. Гідний конкурент таким додаткам, як Adobe і Foxit. Спробуйте безкоштовно.
2. Adobe Acrobat Reader: Adobe Acrobat Reader — найпоширеніше програмне забезпечення для перегляду PDF. Безкоштовний, надійний, доступний для Windows, MacOS, Android та iOS. Дозволяє не тільки читати PDF, а й робити нотатки, виділення, малювати — це дуже універсальний інструмент.
3. Google Chrome: Google Chrome — це не лише браузер, а й зручний PDF-програвач. Відкриває PDF у новій вкладці при натисканні на посилання, без додаткових програм. Має базові функції: масштабування, пошук, друк — швидко і просто.
4. Foxit Reader: Foxit Reader — багатофункціональний, швидкий і легкий переглядач PDF. Пропонує розширені можливості: анотації, заповнення форм, обмін PDF електронною поштою чи у соцмережах. Дозволяє захищено читати PDF-файли із паролем чи цифровим підписом. Доступний для Windows, MacOS, Linux, мобільних платформ.
5. Nitro PDF Reader (Windows): Nitro PDF Reader — безкоштовний і потужний переглядач PDF для Windows. Підтримує перегляд, створення, конвертацію PDF. Відзначається офісним інтерфейсом, простотою використання та розширеними функціями: заповнення форм, підписання, витягування тексту.
6. Preview (MacOS): Preview — стандартний переглядач PDF для MacOS. Окрім перегляду PDF, дозволяє додавати примітки, підписи, заповнювати форми. Також дозволяє переглядати та редагувати зображення, що робить його універсальним інструментом для користувачів MacOS.
7. Xodo (Android, iOS): Xodo — мобільний, простий і безкоштовний переглядач та анотувальник PDF. Має функції для виділення, підкреслення, додавання коментарів. Інтегрований з хмарою: дозволяє відкривати та організовувати PDF з Google Drive, Dropbox, OneDrive.

Найкраще програмне забезпечення для редагування PDF

1. Adobe Acrobat Pro: Adobe Acrobat Pro — преміум-редактор PDF із безліччю інструментів для зміни і покращення PDF. Можна додавати, видаляти, змінювати текст та зображення; коментувати, додавати підписи; змінювати сторінки у PDF. Також є перетворення PDF в інші формати і створення заповнюваних форм. Доступний для Windows і MacOS.
2. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF — повний набір можливостей для редагування: зміна тексту, додавання зображень, зміна розташування елементів. Також можна об’єднувати/розділяти PDF, захищати їх шифруванням, додавати анотації або цифрові підписи. Відомий швидкістю і простим інтерфейсом. Доступний для Windows та MacOS.
3. Nitro Pro (Windows): Nitro Pro — універсальний редактор PDF для Windows з багатьма функціями. Дозволяє змінювати текст, зображення, сторінки; конвертувати PDF у інші формати; рецензувати і анотувати PDF; захищати паролями та правами доступу. Інтерфейс схожий на Microsoft Office і легкий у використанні.
4. PDFpenPro (MacOS): PDFpenPro — потужний редактор PDF для MacOS. Надає можливості редагувати текст, зображення, макет сторінки; анотувати; використовувати OCR (оптичне розпізнавання тексту); створювати інтерактивні PDF-форми. Також підтримує захист PDF за допомогою шифрування та паролю.
5. PDFelement (Windows, MacOS, iOS, Android): PDFelement — універсальний редактор PDF із зручним, простим інтерфейсом та підтримкою OCR. Дозволяє редагувати, анотувати, конвертувати, створювати та захищати PDF. Підтримує пакетну обробку, тож підходить для роботи з великою кількістю PDF-файлів.
6. Sejda (Web, Windows, MacOS, Linux): Sejda — зручний редактор PDF, який працює прямо у браузері, не вимагаючи завантаження програм. Містить інструменти для редагування тексту, зображень, об’єднання та розділення PDF, підписування і захисту, конвертації у інші формати. Доступна також десктоп-версія. Через вебінтерфейс зручно користуватись на будь-якій операційній системі.

Чи можна конвертувати PDF в інші формати?

Так, PDF можна конвертувати у багато інших форматів. Це особливо корисно, якщо потрібно відредагувати PDF в іншій програмі (наприклад, у Word) або використати дані з PDF в таблиці чи презентації.

Є кілька способів конвертації PDF у інший формат:

1. Редактори PDF: Такі програми, як Adobe Acrobat Pro та Foxit PhantomPDF, дають змогу зберігати PDF у інших форматах: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx), зображення (.jpg, .png тощо).
2. Онлайн-конвертери PDF: Є багато безкоштовних онлайнконвертерів PDF — просто завантажте файл і оберіть потрібний формат. Зазвичай підтримується Word, Excel, PowerPoint, зображення тощо.
3. Офісні пакети: Деякі офісні пакети (Microsoft Word, Google Docs) можуть відкривати PDF і конвертувати їх у свої власні формати. Але точність конвертації залежить від складності документа.

Пам’ятайте, під час конвертації складних PDF (з таблицями, графікою, нестандартними шрифтами) можуть не повністю зберігатися початкове форматування й розмітка. Також деякі PDF можуть бути захищені паролем або мати обмеження, що заважають конвертації.

Чи можна інтегрувати PDF з іншими програмами?

Так, PDF-файли можна інтегрувати з різними іншими програмами. Це дає змогу підвищити продуктивність, полегшити співпрацю і спростити бізнес-процеси. Ось поширені приклади:

1. Системи управління документами (DMS): Такі програми, як Microsoft SharePoint, Google Drive чи Dropbox, дозволяють зберігати PDF, ділитись ними, співпрацювати, керувати версіями. Доступ до PDF можливий з будь-якого місця напряму через додаток DMS.
2. Онлайн-редактори PDF: Хмарні застосунки (Adobe Acrobat DC, Xodo) дають змогу відкривати, редагувати, анотувати PDF прямо у браузері. Часто містять функції для обміну й співпраці.
3. Сервіси електронного підпису: Сервіси на кшталт DocuSign, Adobe Sign можуть підписувати PDF-документи, договори, форми тощо.
4. Системи керування проектами: Програми Trello, Asana, Slack — дозволяють обмінюватися PDF прямо у проєктах чи завданнях.
5. Поштові клієнти: Більшість поштових програм може попередньо переглядати PDF у самому поштовому інтерфейсі. Наприклад, Outlook дозволяє зберігати листи чи цілі папки як PDF.
6. Мобільні додатки: Різноманітні мобільні програми дають змогу відкривати, анотувати, ділитися PDF на смартфонах чи планшетах. Деякі дозволяють конвертувати фото чи текст у PDF.
7. OCR-програми: Програми оптичного розпізнавання тексту, наприклад, Adobe Acrobat чи ABBYY FineReader, можуть перетворювати скановані PDF або зображення у текст для редагування та пошуку.

Важливо розуміти, що рівень та тип інтеграції залежить від конкретної програми і її можливостей. Додаток може потребувати налаштувань для роботи з PDF або спеціального плагіна. В деяких випадках лише певна (наприклад, платна) версія додатку підтримує інтеграцію з PDF.

PDF став невід’ємною частиною нашого цифрового життя завдяки легкості використання та універсальності. Незважаючи на появу багатьох інших типів файлів, PDF залишається основним форматом для безпечного, надійного і мобільного обміну документами.

Сподіваємось, ця стаття відповіла на запитання — що таке PDF — і допомогла вибрати найкращий PDF-рідер. Спробуйте Speechify PDF Reader безкоштовно.