Уморени ли сте от това всеки във вашата организация да използва различни програми за споделяне на документи? Готови ли сте веднъж завинаги да въведете по-удобно решение за организиране на срещи и задачи? Ако търсите начини да сте по-продуктивни, вероятно вече сте чували за Notion като възможен помощник за продуктивност.
Какво е Notion?
Notion е приложение за продуктивност и решение за управление на задачите, което ви позволява вие и вашият екип да изградите такъв работен процес, какъвто ви подхожда – без всеки да се опитва да синхронизира различни платформи. Тук ще разгледаме всичко, което трябва да знаете, за да повишите продуктивността си с Notion.
Съвети за продуктивност в Notion
Преглед на промените по версиите
Случвало ли ви се е по невнимание да изтриете нещо важно? На всеки се е случвало, но ако използвате Notion, имате късмет. Точно както работите в Google Docs, Notion ви позволява да видите всички актуализации, които са правени по дадена страница. Ако кликнете върху многоточието горе вдясно на страничната лента във вашето работно пространство в Notion и изберете История на страницата, ще можете да се върнете назад и да видите всички промени от създаването на документа досега.
Споделяне на страници
Ако използвате Notion за работа с екипа си, вече не се налага да изпращате документи и електронни таблици по имейл, Google Drive или други услуги за споделяне. Когато искате колега да прегледа някоя от вашите Notion страници, просто кликнете Сподели. Другият човек ще може да разгледа документа така, сякаш е уебсайт. Искате да работите заедно по документа? Кликнете опцията “Покажи линк” след споделяне. Оттам можете да зададете дали лицето, с което споделяте връзката, може само да вижда, да редактира, да коментира или да дублира вашата Notion страница.
Създаване на формули
Писнало ли ви е да смятате на ръка, докато работите в Notion? Точно както в Microsoft Excel или Google Sheets, Notion ви позволява да създавате формули, благодарение на които вашите таблици ще изчисляват автоматично. Независимо дали подготвяте ведомост за заплати или личен бюджет, Notion ви предоставя нужните инструменти лесно да управлявате данните си. С помощта на удобни клавишни комбинации Notion прави работата лесна, дори и за начинаещи.
Заключване на страници
Ако сте споделили страница с група и искате да спрете редактирането, лесно можете да заключите страницата в Notion. Отидете в горния десен ъгъл на страницата, кликнете върху списъка с опции и изберете Заключи страница. Можете и да отключите страницата, ако по-късно решите, че е нужна още редакция от групата.
Създаване на съдържание на документа
Когато създавате обемни документи за повече хора, добавянето на съдържание е лесен начин да подредите нужната информация. Създаването на съдържание в Notion е просто: първо напишете наклонена черта, после изберете Table of Contents (Съдържание). Ще се генерира автоматично списък с линкове, което ви позволява лесно да навигирате в документа заедно с екипа си.
Задаване на напомняния
Животът е забързан и може да е трудно да следите всичко, което трябва да свършите всеки ден. За щастие, напомнянията в Notion улесняват управлението на проекти, за да не изпускате задачите, които трябва да завършите, преди да продължите с работата си. За да създадете напомняне в Notion, първо намерете информацията, за която искате да бъдете подсетени. След това напишете символа @, последван от деня и часа, когато искате да получите напомняне. Ако искате да напомните на друг член на екипа, напишете още веднъж @ и добавете името му до първото напомняне. Така отпада нуждата от Google Calendar или друг календар за напомняния.
Използвайте цветови кодове
Ако обичате всичко в работата ви да е подредено визуално, така че винаги да знаете къде какво се намира, използването на цветни блокове в Notion е умен начин да създадете дигитално работно пространство, което отговаря на нуждите ви. Някои хора предпочитат да оцветяват отделните проекти по различен начин, а други използват цветове, за да обозначат зони, по които трябва да се действа (например зелено за готово, жълто за области, които се нуждаят от корекции, и червено за изтриване или цялостно преработване). Можете да използвате цветове за етикетиране на подстраници и да давате на екипа си бърза представа какво предстои да се свърши.
Експортиране на страници
Работите с клиент или партньор, който още не използва Notion? Няма проблем – можете лесно да експортирате материали в различни файлови формати, така че всички буквално да работите от една и съща страница. Точно както при споделянето в Notion, започнете с трите точки горе вдясно на страницата. Оттам избирате Експортирай. После избирате желания формат (можете да избирате между PDF, HTML файлове, Google Sheets или CSV за тези, които използват Excel).
Създаване на начална страница
Можете лесно да съберете на едно място всичко, което предлагате в Notion, като създадете начална страница, която функционира като уебсайт. Ще можете да добавяте линкове, които да улесняват вас и екипа ви в намирането на нужната информация, без да се налага да преглеждате всички Notion документи и таблици. Тези страници могат да бъдат създадени от нулата или чрез готови шаблони на Notion.
Създайте списък с четива
Създаването на списък с четива в Notion ви позволява да следите кои книги искате да прочетете, за да ви помагат да се развивате професионално и лично.
Поставете цели и ги следете
Създаването на таблица с цели в Notion може да ви помогне да сте сигурни, че вървите напред както в личен, така и в професионален план. Когато работите редовно в Notion, виждате напредъка си към целите и е по-малко вероятно да ги оставите на заден план.
Създавайте страници с шаблони на Notion
С базата данни на Notion е лесно да създавате страници, които са едновременно удобни за преглед и приятни за окото. Когато кликнете бутона Шаблони (Templates) в Notion, ще видите множество възможности, съобразени със специфичните нужди в дадения софтуер. Дали търсите шаблон за срещи или пътна карта за разработка на нов продукт – шаблоните улесняват създаването на Notion страници, които са логични за вас и вашия екип.
Тъмен режим в Notion
За да включите тъмен режим в Notion:
- Отидете в „Настройки и членове“
- Изберете Външен вид
- Променете падащото меню на „Тъмен“
Може също да използвате ctrl+shift+L на PC или cmnd+shift+L на Mac, за да активирате тъмен режим в Notion. Интерфейсът ще стане по-щадящ за очите ви и те ще ви благодарят.
Бързо търсене в Notion
Още един полезен съвет за по-голяма продуктивност в Notion е да научите как да правите бързо търсене. За да потърсите бързо нова страница в Notion:
- Натиснете cmnd+P на Mac или ctrl+P на PC.
- Ще се появи бързо меню, което ще претърси всичките ви страници.
Рефериране към друга страница или човек с @ в Notion
Можете директно да сложите линк към друга страница, като просто напишете символа '@' и изберете желаната страница. Също така можете да споменавате конкретни потребители и абонати, като напишете '@' и изберете името им.
Забележка: Всеки път, когато споменете човек, той ще бъде уведомен в раздела „Всички обновления“ в горния ляв ъгъл на екрана.
Създаване на блок-колони в Notion
Notion ви позволява да подреждате блокове един до друг. За да създадете блок-колона в Notion:
- Изберете шестте сиви точки вляво на блока или блоковете, които искате да подредите.
- Преместете избрания блок до блока, до който искате да създадете колона.
- Щом видите синя вертикална линия, можете да пуснете блока.
Клавишна комбинация със / в Notion
Вместо да избирате иконата плюс или да кликвате с десен бутон за създаване на нов блок, просто натиснете '/' и въведете името на блока, който желаете да създадете. Така ще можете бързо да създавате нови блокове във вашия шаблон, без да се налага да използвате мишката.
Подобрете работния си процес в Notion със Speechify
Speechify лесно преобразува текста в аудио, което улеснява следенето на документите, по които вие и вашият екип работите в Notion. С Speechify няма нужда да седите пред компютъра си. Вашата библиотека с аудио файлове автоматично се синхронизира с всички ваши устройства – от Android до iPhone и още, така че да сте информирани в движение.
Често задавани въпроси
Помага ли Notion за продуктивността?
За разлика от други популярни приложения като Evernote, Slack и Trello, Notion е много повече от приложение за водене на бележки или проста комуникация. В него можете да изградите цялостна система за продуктивност в живота си. По-рано съм писал как си направих тракер на навици в Notion и все още го използвам, за да следя тренировките си, дневника си и да събирам на едно място всичките си текстове. Всъщност пиша тази блог статия в Notion точно сега.
Работи ли Notion на моя Apple или Samsung телефон?
Notion има както десктоп, така и мобилно приложение, което ви позволява да сте в крак с всичко, където и да сте. Мобилното приложение е достъпно както за Android, така и за iOS устройства.
