इंटरएक्टिव वॉइस रिस्पॉन्स (IVR) सिस्टम्स ने कॉल सेंटर्स, PBX सिस्टम्स, और संपर्क केंद्रों में क्रांति ला दी है। ये ग्राहक अनुभव को बेहतर बनाते हैं, कुशल सेवाएं प्रदान करते हैं और टेलीफोनी एप्लिकेशन्स को अधिक उपयोगकर्ता-मित्रवत बनाते हैं। किसी भी IVR सिस्टम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा वॉइस प्रॉम्प्ट होता है। ये IVR प्रॉम्प्ट्स कॉलर्स को फोन सिस्टम के माध्यम से मार्गदर्शन करते हैं, जिससे एक सुव्यवस्थित और उच्च-गुणवत्ता वाली कॉल-हैंडलिंग प्रक्रिया में योगदान होता है।
IVR के लिए प्रॉम्प्ट्स क्या हैं?
IVR प्रॉम्प्ट्स वे वॉइस-ओवर संदेश होते हैं जो कॉलर्स एक स्वचालित फोन सिस्टम के साथ बातचीत करते समय सुनते हैं। इनमें होल्ड पर संदेश, अभिवादन, मेनू और निर्देश शामिल हो सकते हैं, जो कॉलर को सिस्टम के माध्यम से मार्गदर्शन करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। इन्हें पेशेवर वॉइस-ओवर रिकॉर्डिंग्स द्वारा या टेक्स्ट-टू-स्पीच सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके बनाया जाता है।
मैं IVR संदेश कैसे रिकॉर्ड करूं?
IVR संदेश रिकॉर्ड करने के लिए पहले अपने IVR स्क्रिप्ट्स तैयार करें। स्क्रिप्ट्स सरल, स्पष्ट और आपके कॉलर्स को आवश्यक सभी जानकारी शामिल करने वाली होनी चाहिए।
आप एक पेशेवर वॉइस टैलेंट को हायर कर सकते हैं या रिकॉर्डिंग के लिए वॉइस-ओवर आर्टिस्ट का उपयोग कर सकते हैं। व्यापक पहुंच के लिए द्विभाषी वॉइस टैलेंट, जैसे स्पेनिश बोलने वाले कलाकारों पर विचार करना उचित है। वैकल्पिक रूप से, टेक्स्ट-टू-स्पीच सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके वॉइस प्रॉम्प्ट्स उत्पन्न किए जा सकते हैं।
वॉइस रिकॉर्डिंग पूरी होने के बाद, ऑडियो फाइल्स को स्पष्टता और स्थिरता के लिए संपादित किया जाता है, जिससे एक उच्च-गुणवत्ता वाला अंतिम उत्पाद सुनिश्चित होता है।
IVR और प्रॉम्प्ट के बीच का अंतर
जहां IVR पूरे इंटरएक्टिव वॉइस रिस्पॉन्स सिस्टम को संदर्भित करता है, जिसमें इसका डिज़ाइन, कार्यक्षमता और प्रबंधन शामिल है, एक प्रॉम्प्ट IVR का एक घटक होता है। प्रॉम्प्ट, या IVR वॉइस, वह संदेश है जिसे कॉलर्स सुनते हैं और IVR सिस्टम के माध्यम से नेविगेट करते समय प्रतिक्रिया देते हैं।
IVR किस वॉइस फॉर्मेट का उपयोग करता है?
IVR सिस्टम्स के लिए मानक वॉइस फॉर्मेट WAV या MP3 है। ये फॉर्मेट विभिन्न प्लेटफार्मों पर व्यापक रूप से समर्थित हैं और उच्च-गुणवत्ता वाले ऑडियो आउटपुट सुनिश्चित करते हैं। आपका टेलीफोनी सिस्टम की आवश्यकताओं के आधार पर विशिष्ट फॉर्मेट निर्भर कर सकता है।
प्रॉम्प्ट और IVR संदेश के बीच मुख्य अंतर
एक प्रॉम्प्ट एक विशिष्ट प्रकार का IVR संदेश होता है जो कॉलर को कार्रवाई करने के लिए निर्देशित करता है। हालांकि, एक IVR संदेश कोई भी रिकॉर्डेड संदेश हो सकता है जो कॉल के दौरान चलता है, जैसे अभिवादन, होल्ड पर संदेश, या व्यापारिक घंटों के बारे में जानकारी।
मैं IVR वॉइस रिकॉर्डिंग कैसे अपलोड करूं?
IVR वॉइस रिकॉर्डिंग अपलोड करना आपके विशेष IVR सिस्टम या सेवा प्रदाता पर निर्भर करेगा। हालांकि, यह आमतौर पर सिस्टम के एडमिन पोर्टल तक पहुंचने, प्रॉम्प्ट्स या वॉइस रिकॉर्डिंग्स सेक्शन पर नेविगेट करने और उपयुक्त ऑडियो फाइल अपलोड करने में शामिल होता है। हमेशा अपने प्रदाता के दिशानिर्देशों या हेल्प डेस्क से विशिष्ट निर्देशों के लिए परामर्श करें।
संदेश के दौरान मुझे क्या कहना चाहिए?
IVR संदेश के दौरान आप क्या कहते हैं, यह उसके उद्देश्य पर निर्भर करता है। एक अच्छा नियम है कि संदेशों को स्पष्ट, संक्षिप्त और सम्मानजनक रखें। हमेशा कॉलर को मान्यता दें, आवश्यक जानकारी प्रदान करें, और उन्हें अगले चरणों की ओर मार्गदर्शन करें।
शीर्ष 8 IVR रिकॉर्डिंग सॉफ़्टवेयर और ऐप्स
- Twilio: अपनी लचीलापन और मजबूत APIs के लिए जाना जाता है, Twilio कस्टम IVR सिस्टम्स का समर्थन करता है, जिसमें वॉइस प्रॉम्प्ट्स और रिकॉर्डिंग्स शामिल हैं।
- Genesys: ग्राहक अनुभव में अग्रणी, Genesys उन्नत IVR कार्यक्षमता प्रदान करता है, जिसमें डायनामिक रूटिंग और प्रॉम्प्ट रिकॉर्डिंग्स शामिल हैं।
- Avaya: Avaya के संपर्क केंद्र समाधान उन्नत IVR क्षमताओं और पेशेवर वॉइस रिकॉर्डिंग सेवाओं को शामिल करते हैं।
- Nuance: Nuance उन्नत टेक्स्ट-टू-स्पीच और वॉइस रिकग्निशन फीचर्स के साथ IVR और ऑटो अटेंडेंट समाधान प्रदान करता है। उनका सॉफ़्टवेयर कई भाषाओं का समर्थन करता है।
- 8x8: 8x8 व्यापक IVR समाधान प्रदान करता है, जिसमें आसान वॉइस प्रॉम्प्ट प्रबंधन शामिल है, और उच्च-गुणवत्ता वाली वॉइस-ओवर रिकॉर्डिंग्स का दावा करता है।
- Five9: अपने क्लाउड संपर्क केंद्र सॉफ़्टवेयर के लिए जाना जाता है, Five9 शक्तिशाली स्व-सेवा सुविधाओं के साथ IVR क्षमताएं भी प्रदान करता है।
- Aspect: Aspect स्व-सेवा IVR और एजेंट-सहायता सेवा दोनों प्रदान करता है, जिससे एक सहज ग्राहक अनुभव सुनिश्चित होता है।
- NICE inContact: यह समाधान रूटिंग और स्व-सेवा विकल्पों के लिए IVR और ACD क्षमताएं प्रदान करता है, जिससे यह सभी आकारों के संपर्क केंद्रों के लिए उपयुक्त बनता है।
याद रखें, सॉफ़्टवेयर का चयन आपकी विशेष आवश्यकताओं, ग्राहक अनुभव के लक्ष्यों और मूल्य निर्धारण के विचारों पर निर्भर करेगा।
आईवीआर वॉयस रिकॉर्डिंग प्रॉम्प्ट किसी भी आधुनिक कॉल सेंटर या पीबीएक्स सिस्टम का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। ये ग्राहक अनुभव को आकार देने और सहज बातचीत सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। उच्च गुणवत्ता वाले आईवीआर वॉयस प्रॉम्प्ट और पेशेवर वॉयस-ओवर सेवाओं में निवेश करने से आपकी संस्था को अधिक पेशेवर छवि प्रस्तुत करने और अपने ग्राहकों की अधिक प्रभावी ढंग से सेवा करने में मदद मिल सकती है।
आईवीआर सिस्टम की समझ को बढ़ाने के लिए, ई-लर्निंग सामग्री, डेमो, प्रशंसापत्र, और पॉडकास्ट संसाधनों जैसे उपकरणों का उपयोग करें। प्राकृतिक और आकर्षक आईवीआर वॉयस-ओवर रिकॉर्डिंग सुनिश्चित करने के लिए हमेशा पेशेवर वॉयस एक्टर्स और वॉयस-ओवर कलाकारों की सेवाओं पर विचार करें।
चाहे आप इन-हाउस रिकॉर्डिंग कर रहे हों या अपनी वॉयस रिकॉर्डिंग को आउटसोर्स कर रहे हों, ध्यान हमेशा स्पष्टता, पेशेवरता, और आपके वॉयस संदेशों की गुणवत्ता पर होना चाहिए। सही योजना और निष्पादन के साथ, आपका आईवीआर सिस्टम ग्राहक बातचीत को बढ़ाने और आपकी समग्र सेवा वितरण में सुधार करने के लिए एक अमूल्य उपकरण बन सकता है।
